客户退租手续办理作业指导书[参照].pdf

1 目的： 为规范物业公司客户办理退租手续，明确各部门职责及内容，特制定本 指导书。 2 适用范围： 物业公司各业务部门及财务部 3 责任部门： 客服部、工程部、安保部 4 工作程序： 4.1 客服部： 4.1.1 前台接收租赁部转来的客户退租申请及退租意见书； 4.1.2 客服部根据客户退租申请的退租日期，协调工程部、安保部、租赁部按 约定客户退租单元验收时间； 4.1.3 按照约定的验收时间，辖区管理员携带《单元退房验收表》及该单元入 住时的《物业单元接收记录》 、入住时现场现状照片到达验收单元； 4.1.4 与工程部主管、安保部主管根据入住时的交接资料，对退租单元的各项 设施、设备进行验收，并在《单元退房验收表》上签字确认； 4.1.5 对于一次验房时发现需要整改的问题，由客户根据《租赁协议的时限》 进行整改，整改后通知客服部组织各部门进行二次验房，直至合格； 4.1.6 对于验收完毕的房间，留存承租保证金的复印件。辖区管理员将《物业 单元接收记录》、入住时现场现状照片放回客户入住档案； 4.1.7 根据留存承租保证金的复印件开具退款通知单（后附《单元退房验收 表》），走退款签批手续； 4.1.8 客户携带身份证明材料（个人：身份证原件及复印件、委托书及委托人 的身份证原件及复印件，公司：营业执照复印件、法人身份证原件及复印件、委 托书及委托人的身份证原件及复印件） 、承租保证金原件于验收合格一个月后的 周三或周五到客服部办理退款手续； 4.1.9 辖区管理员留存客户身份证明材料复印件，将签批的退款单、 《单元退房 验收表》复印件发给客户并进行客户签收； 4.1.10 客户持签批的退款单、 《单元退房验收表》及身份证明材料原件到财务 部办理退款手续 ; 4.1.11 对上述文件按顺序进行整理、 归档。（顺序为：客户退租申请、退租意见 书、客户身份证明资料、单元退房验收表》复印件、客户手续签收文件） 4.2 工程部： 4.2.1 接到客服部的通知，通知相关人员按照约定的时间到达指定地点； 4.2.2 按照本专业，在查验房间时，提出发现的问题； 4.2.3 负责查验问题的有偿的修复。 4.3 安保部： 4.3.1 接到客服部的通知，通知相关人员携带《单元退还钥匙确认单》按照约 定的时间到达指定地点； 4.3.2 按照本专业，在查验房间时，提出发现的问题； 4.3.3 负责退租单元钥匙的收回，并进行签字确认。 4.4 财务部 4.4.1 负责退租单元费用的核对及退还； 4.4.2 负责退租单元相关票据的开具。 5.工作流程图 部门名称 客服部 流程名称 客户退租办理流程 层级 概要 承 租 人 安 保 部 工 程 部 客 服 部 租 赁 部 E D C B A 1 开始 前台接到租赁部通知退租， 告知辖区管理员 通知客服部退房 2 协调安保部及工程部到现场查验 并提交租户退租申 请及退租意见书 管理员携带退租相关手续办理退租 3