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北京环亚运商物流有限公司 采购管理制度 版次——HR0902A 采购管理制度 为规范公司的采购管理，保证物品采购的科学合理性与及时性，特制定本制度。 本制度适用于运商物流及其下属各分公司。 所有外购物品实行统一采购管理，具体范围包括： 1、设备、工具（包括配件、模具）、家具、材料等； 2、办公用品、图书、表单印制等； 3、福利品、奖品等。 采购基本原则 1、本公司的采购事务统一由人事部负责办理，其他部门或人员原则上不得自行采购。 2、申请采购物品应由使用人/使用单位提出，或依照采购计划，按流程审批购买。 3、物品采购原则上必须有两人或两人以上共同经办。 4、批量采购或重要物品采购必须先与供货方签订采购合同。采购合同应包括品种、规格、数量、质量（材质、技术参数）、价格、交货日期、运费承担、结算方式、售后服务协议及经济处罚等项条款。 5、验收货时应依照《采购申请表》严格核对物品的品牌、规格、数量、质量（材质、技术参数）等基本信息。 6、货款的结算分为：现金购买、发票报销、账号汇款三种方式； 7、无论是现款采购还是赊购，须执行财务部的借款报销流程。 8、财务部门在对采购物品结算付款时，应当认真审核《物品采购申请单》、《采购合同》（如有）、《发票》或《收款收据》等有关单证。 9、所采购的物品除经总经理批准直接交付部门、分公司使用及管理外，其他物品必须由使用单位/使用人办理领用手续。 询价、比价及议价 采购经办人员接到《采购申请单》后应依申购物品的缓急，并参考市场行情及以往采购记录或供货方提供的资料，精选三家以上的供应商进行询价、比价。 若供货方的物品规格与申购物品的规格略有不同或属代用品时，须知会使用单位或申购部门签注意见后呈核批准，再决定是否采购。 对于供货方的报价资料，经办人员应深入分析后，再以电话等联络方式向供货方议价。 关于图书及办公用品采购 办公用品采购：由人事部每月参考库存数量及部门需求，统一填写《采购申请单》，列出明细按采购流程进行采购； 图书采购：由人事部每月统计员工的购买申请，统筹安排采购。当月采购量不足时候将与下月一并进行采购。（特批情况除外） 分公司的采购管理 分公司的物品采购亦须先填写《采购申请单》，并注明所采购物品的准确报价（当地），传至总公司人事部，按流程审核后决定购买方式； 若审批决定在当地购买时，由财务部按物品实价划款给分公司进行采购，完后由分公司负责人按《财务部报销制度》办理结算手续。 补充说明： 本制度及附件（采购流程图、相关用表）经总经理批准公告后，自2009年8月1日起 总经理： 附：采购流程图 注1使用人/使用单位填写采购申请单 注1 使用人/使用单位 填写采购申请单 单位经理/人事部经理/常务副总/ 单位经理/人事部经理/常务副总/总经理 注2 审核及批准 是否批准 是否批准 将采购申请单退回申请单位 将采购申请单退回申请单位 注3人事部采购经办询价、比价、议价 注3 人事部采购经办 询价、比价、议价 是否批准 是否批准 人事部采购经办/人事部经理确 人事部采购经办/人事部经理 确定报价单/合同 资料存档验收货结账报销办理领用 资料存档 验收货 结账报销 办理领用 人事部采购经办人事部采购经办人事部采购经办 财务部 人事部采购经办 人事部采购经办 人事部采购经办 财务部 人事部/使用单位/使用个人 注4 注4 注释： 注1：由使用单位或人事部依照采购计划填写《采购申请单》，详细标明物品采购要求、用途、标准（或样板），期望到货时间等内容。 注2：采购审批流程：申请人 单位经理 人事部经理 总经理/常务副总。 注3：参见制度第五条，原则上此项工作最迟应在三个工作日内完成。 注4：采购完成后，采购经办人员须将供货方的资料，物品数据、价格等资料存档，以便日后采购事务。 使用表格： 1、《物品采购申请表》 2、《物品采购询价表》