公司文件运作管理.ppt

第二部分 文件控制及管理 2.1 文件控制流程 ? 说明： 1.新文件产生申 请获得批准后， 到文件控制室 获取文件编号, 并从网上下载 文件标准格式。 2.文件控制与 管理要求参考 QAP01-33《文件 及资料控制》、 QA.D01-01《程序 文件控制工作 指引》、 QA.D01-02《作业 规范文件制作 引》 制 定 签 署 审 核 发 放 回 收 第二部分 文件控制及管理 2.2 文件制定/修订 1）文件制定部门按照文件的标准格式制定文件，包括： 封面、目录（子母文件：目录及修订记录）、正文、附录、发布清单及发放/回收记录表、文件培训要求表、修订对照表（B版以后需要、A版新文件不需要）。 （独立文件如QAP01-33、QAP01-25、子母文件如SOP文件：案例演示,文件格式下载： ISO体系文件→ 体系文件→ 三级文件→ 文件格式（供下载）） 2）修订文件要求： a) 为有效识别更改要求和为培训提供关注重点，所有修订更新的内容（含对照表、 正文、附录等）均用蓝色、斜体、加粗表示 b) 变更版本号：含封面、正文、附录（如有更改）版本号的变更。 C)评审及修订发布清单：需要时，打印受控文件书面发放清单及发放/回收记录表。 3）文件密级： 分机密、秘密、内部公开 三个等级，QAP02-02《必威体育官网网址管理》要求公司秘密或机密信息文件的制订，在文件书面发面清单上标识秘密或机密。密级文件签署邮专人负责 备注：1）各部门在进行文件制订或修订前，应就文件内容的合理性及可执行性上与各执行部 门沟通。 2）新制订定/修订文件中所引用的记录有增减时，文件制订人员应要求记录制订或使 责任部门同步制订表格一览表。 第二部分 文件控制及管理 2.3 文件的审核签署 第二部分 文件控制及管理 2.4 程序文件的发放 1）发放管理制点：文控室制定《SYE文件发布管制号一览表》，并入MES系统 2）文件发放形式：书面、网络 3）文件发放时限：文件发布日期前完成书面、网络发放 4）文件发放调整：如因工作职能变更、设备的增加或减少、文件被遗失等原因需要调整增减文件发放，依据以下流程执行： 5）培训提醒：文控每周邮件通知，提醒人员培训或传阅。 6）修订文件发放回收原则： “一换一原则”；（新版换旧版） 不改变文件日期及版本的一换一应满足以下条件： a、笔误导致的错误，且更换的内容操作工序已执行并得到有效验证； b、非内外部审核提出的改善项 第二部分 文件控制及管理 2.5 文件的回收和销毁 1）文件的回收期限：新文件生效日期之前回收或下网旧版文件。 2）回收要求：文控到现场回收并记录（ 《受控文件书面发放清单及发放/回收记录表》 ，部门文件管理人员配合在生效日期之前回收旧版文件，如有遗失，由责任部门注明“遗失”并签名，一旦找到，立即归还文控室。 3）文件销毁：程序文件统一由文控室回收销毁，各部门不得自行销毁受控文 件，否则作遗失处理。 4）废旧表格处理：废旧表格用作“回收纸”作它用时，必须加盖“回收纸” 印章。 第二部分 文件控制及管理 2.6 现场受控文件的使用 1）收到新文件后及时培训（培训范围参考文件培训需求表）、存档管理及督促执行，同时确保现场文件易于获取。 2) 不得将非受控文件张贴在生产现场，如因现场目视化管理需要，允许将受控文件 部分内容标签或挂图使用。 3) 生产制作现场张贴的摘自文件的部分内容或标签，由使用需求部门进行管理: 4) 摘录内容需以正式格式（详见下表）并保证与对应必威体育精装版版本的文件内容一致 类别 适用范围 审批要求 备注 参数标签 适用于电子数显仪表参数控制范围。 总管或经理助理级以上人员审核签署 临时作业文件 适用于摘自作业规范文件中部分内容的文件 总管或经理助理级以上人员审核并加盖部门印章 第二部分 文件控制及管理 2.6 现场受控文件的使用 摘录的文件标签及挂图的管理要求： A) 应建立《作业现场张贴文件管理清单》，包括文件的版本、使用期限、数量、张贴位置等，当摘录内容所属文件有更新时，使用工序应在文件生效日期前完成现场摘录内容的更新，同时更新清单。 B) 现场张贴文件数量不易过多，张贴位置应易于员工操作时直观查阅。 C) 应不定期对现场张贴的文件进行监督查核，对不符合受控要求的文件进 行更换或纠正。 5) 正式生效发放的程序文件，部门/工序不得使用非专用“SYE受控文件”复印纸复印的文件； 6） 如发现文件有破损、