山东开放大学开放教育计算机文化基础课程辅导资料4：EXCEL小知识文件.doc

PAGE PAGE 2 山东开放大学 开放教育计算机文化基础课程辅导资料（4） 使用Excel表格专业素质之基础常识篇 规范的表格体现精益求精的工作态度，表格基础常识勿忽视。 1. 同一工作表只放一张表格，至少要做到两张表不平行排列。 2. 同一类数据要在同一工作表中，不要分表保存。 3. 同一类工作表要放在同一个工作簿中，同一类工作簿要放置在同一文件夹里。 4. 不要通过插入空格来排版，如姓名间有空格或以空格换行。 5. 各记录间不能有空行或空列，不能有小计、合计行。 6. 尽量不要使用合并单元格，清单型表格中禁止使用。 7. 不要使用中国传统的斜线标题，避免使用多行表头。 8. 有列标题且列标题不重名、非数字。 9. 同一列为同一数据类型，且保证各列数据格式的规范性。 10. 主要字段排在前面，以方便查找引用数据，且同字段不分列记录。 使用Excel表格专业素质之数据分析篇 规范的表格体现专业素质，数据分析须牢记。 1. 需通过计算得出结果的单元格要尽量使用公式，而不是直接填结果。 2. 其它表已有的数据要通过公式引用到表格。 3. 不要大范围使用数据有效性、条件格式和数组公式。 4. 效用最大化原则：选用最快捷、最高效的方法进行数据加工。 5. 实用性原则：灵活使用辅助单元格，化繁为简。 6. 注意保护工作表，防止误操作破坏公式与数据。 7. 数据加工使用的公式要有良好的可扩展性，方便修改。 8. 表格名称应规范、有规律。 9. 单元格引用时，应正确使用相对引用与绝对引用，以便使用鼠标填充公式。 Excel表格制作知多少 当我们遇到按照时间、节点、名称等分类说明的文字内容时，经常会想起电子表格制作工具Excel。那么，如何制作美观实用的Excel电子表格呢？ 首先，字体大小要有规律。一个美观的Excel表格，字体大小务必要统一或者要有规律。 其次，颜色选择要合适。Excel表格中的颜色不能选择过于刺眼的，更不能大面积使用刺眼颜色，应尽量选择那些柔和的颜色。 第三，结果以图形表示出来。对于分析的一些数据，要将结果以图形形式展示出来，以便获得更好的信息传达和美的享受。 第四，数据分析过程中最好不合并单元格。数据分析时，合并单元格会对运算数据、排序等极为不利，可以等到结果处理结束后再合并单元格。 第五，字段设计要合理。字段设计不能太长或太短，概括要全面和恰当，汉字还是其它最好统一。 第六，表格排版要美观。对于那些表格范围太大，而且不得不分页表示的数据，可以采取多页表示。但如果一页可以容下，尽量通过表格设置将表格内容容纳在一页，并恰当设置横向和纵向的排列方式。 幻灯片的配色要领 幻灯片的颜色搭配并不是随心所欲的，用户既要保持个性化与创造力，又要遵循幻灯片的配色要领。 首先，根据幻灯片的类型选择颜色。一方面，演示文稿应用于各行各业，而不同的应用领域通常有其代表的主体颜色，例如绿色代表邮政、蓝色代表航空等。另一方面，不同的颜色给人不同的心理感受，如黄色又称为“膨胀色”，具有不稳定、招摇的味道，因此，不适合用于社交场合，而适合应用于快乐的氛围中。 其次，使用对比色区分内容。使用对比色区分内容，清晰明了，容易引起注意。 第三，同一演示文稿使用邻近色搭配。若在同一个演示文稿中，颜色差别过大，容易产生视觉冲突。 第四，同一幻灯片中大块配色不宜超过三种。如果页面中的大块配色超过三种，则会使幻灯片显得格外花哨，不仅降低了演示文稿的观赏性，而且容易分散观众的注意力。 演示文稿的制作流程 演示文稿的制作并不是随意的，一个优秀演示文稿的制作过程一般都要遵循一定的流程，包括确定演示文稿的类型和目标、设计演示文稿的制作方案、确定演示文稿的风格及制作等。 在用PowerPoint 2013制作演示文稿的过程中，一般采用先整体后局部的原则。首先，选择主题、设计母版；其次，添加并编辑对象；第三，设计切换方式，自定义动画；第四，放映、测试与修改完善。 商务演示文稿的展示技巧 商务演示文稿一般用于公司会议、产品推广、项目计划等商务展示。一个成功商务演示文稿的展示技巧通常包括以下几个方面。 1．关注受众需要。由于受众的人数、年龄、性别、学历、社会地位等都会影响演示的效果，因此，在演讲之前，演讲者必须了解演示文稿展示的对象是谁，他们有什么特点。只有这样，演讲者才能有针对性地组织演讲内容、选择展示方式。 2．遵循“10、20、30”原则。在商务演示文稿的制作过程中，幻灯片的数目不超过10张、展示的时间不超过20分钟、字号大小不小于30磅。 3．讲究演讲台上的技巧。制作一份精美的演示文稿要靠台下功夫，而站在台上之后，就需要台上的技巧。首先，演讲者要树立自信，克服紧张感；其次，演讲要有自己的风格，并且演讲的风格要与演讲者的性格、演讲的内容和环境息息相关；第三，要注意细