会议组织流程标准.pdf

会议组织流程标准 会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、 身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双 向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动 的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章 会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素， 会前筹备包括： 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，为使会议有充分的准备，一般至少给 出 2-8 周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。 因此，会议时间的确定是一个 非常重要的决策，要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表， 会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因 此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议 筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论； 优秀员工发奖；年终奖、 红包的发放或宣布； 员工才艺表演、团队竞赛； 抽奖；聚餐； 户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候， 要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需 要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。 三、会议的三类相关人员 会议通常有三类相关人员： 1、领导小组、 2 、筹备与接待人员 3 、参加人员。 1 / 23 1 、领导小组 领导小组是所有重要事项的决策人， 包括会议时间、 议程、邀请人员、 地点等等， 为整个会议定下基调； 2 、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体 细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而 也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是 否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分 准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。 这就要求我们接待人员必须具备较高 素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企 业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成 每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热 情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客 人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施，包 括酒店位置、菜单（品） 、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等，为领导提供分析资 料及使用建议，供届时领导选择。 在接到接待任务时， 我们首先了解来宾的基本情况及要求， 如：来宾人数、姓名、 性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日 期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好 接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制 2 / 23 订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、 就餐、住宿、会议（会见） 、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一 定的创意与创新，制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保 工作进程的有序性、稳定性和连续性。然后报请领导批准后实施。 ②、规范运作 每个企业都有自己的企业文化， 作为展示企业形象的 “窗口”，工作同样需要有 自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。 不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、 汇报材料的写作甚至接待车 辆的停放