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大型会议座次图等证表卡
生成步骤
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目 录
一、《座次图》自动生成模块………………………………03
二、《签到索引表》自动生成模块…………………………11
三、桌牌自动批量生成模块 ………………………………13
四、《出席证》自动批量生成模块…………………………16
五、《合影站位图》自动生成模块…………………………19
六、《宴请就座图》自动生成模块…………………………21
七、本系统的优越性 ………………………………………24
八、其他技巧 ………………………………………………25
结束语 ………………………………………………………25
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大型会议座次图等证表卡
自动生成系统
对于机关和企业的办公室来说,组织会议是经常性工作。在参
加人数较多的会议中,座次图的编排是一个关键环节。事先有组织
地将参会人员座次安排好,一方面能让参会者均匀分布在会场,避
免会场各处太拥挤或太稀疏;另一方面,遵从于共同价值观的座次
顺序,能让参会人员都感到心安,是维护会议严肃性必要条件。
传统方法的排座次,是先画一张空表,然后逐一填入人名。在
这个过程中,要反复掂量谁在前、谁在后,不断地调整和修改。大
多数情况下,参会人员是按顺序从中间向左右两边折返发散安排的,
每当遇到增加或减少参会人员—哪怕只调整一个人,也往往需要推
倒重来一次。不仅如此,一些会议还要求按顺序的摆放桌牌,制发
《出席证》,组织照相、就餐,使类似排座次图的工作量翻倍。对个
人而言,上述几项工作是时间紧、压力大的苦差事;对单位而言,
将大量人员精力深陷在会议排座次之类的琐碎事务上不利于提升在
群众中的形象,更不符合中央“反四风”精神。
本文要介绍的方法,可以实现三个功能:1.当参会人员名单基
本确定时,自动生成《座次图》;2.当参会人员名单变化时,自动更
新《座次图》;3.自动生成与《座次图》相配套的《合影站位图》、
《宴请就餐图》、《签到索引表》,批量且按顺序自动生成“桌牌”和
“《出席证》”,并且随参会人员名单的变化而自动调整。简言之,只
要明确了参会人员名单的人名和顺序,会议所需多数证表卡都自动
生成和自动调整,让会务准备工作变得轻松和从容。
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一、《座次图》自动生成模块
(一)原理
传统方法的原理
本文所介绍方法的原理
《座次图》自动生成模块的原理,可以概括成“位置—编号—
人名”。是对参会人员和会场里的每个座位都进行编号,将相同编号
的人名与座位建立一一对应联系,使人名能够自动填写到相同编号
对应的会场座位中去。依照此方法建立的座次图,数字编号是核心
要素,借助于 EXCEL 软件所拥有得数字处理优势,大大提升速度
和准确性。
(二)主要步骤
由于使用现代人举例容易不恰当不准确,本文虚拟了《水浒传》
中梁山 108 位好汉开招安大会的例子来介绍座次图的制作。准备工
作:打开一个 EXCEL 文件,将左下角三个选项卡分别改名为《人
员名单》、《数字布局图》和《座次图》。然后开始以下三个步骤:
第一步,在《人员名单》选项卡中,收录所有参加会议的人员,
并按照既定的规则从前往后依次编号(见图 1)。这里所说的规则,
虽然不同类型的单位略有不同,但一般都是按照职级高低、身份尊
卑从前向后排列的,即使是平级,也有大致固定的排列顺序,如内
部的电话本、人员名册等。梁山 108 个好汉是以第 71 回所挖出的
石碣碑为依据排序的。
顺序排列好之后,可以请领导审阅过目,遇到顺序不对、人名
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出错、由于特殊原因需要将一些人提前、放后等情况时,都可以比
较容易的调整,然后重新编号。一般情况下编号为纯数字,遇到有
发言、领奖等特殊情况时可将这些人单独变编号,如“发 1、发
2……”,除此之外的其他人员再按数字排列。
图 1
★请注意:当姓名为两个字时(如“宋江”),要在两字中间加
1 个空格,而不是 2 个空格。
★本例中,请特别留意:“编号”在“A 列”,“姓名”在“B 列 ”。
“徐宁”的编号是 18 号,“阮小七”的编号是 31 号。
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第二步,在《数字布局图》选项卡中画出会场座位摆放图。具
体摆几排、每排几个人、有无过道,都要依据会场条件和会议要求
而定。之后依据一定的规则对这些座位进行编号(见图 2),编号后
可以请领导过目认可。编号可以手填,更多的是找到规律后用公式
批量填写。
图 2
本例中,共 6 排,每排 18 个人,中间有一个过道(左边 9 人,
右边 9 人)。按照一般的规律,第一排过道右边为 1 号,左边为 2
号,然后向左右和后面发散展开,全部编号分布在从 B4 到 T9 的
长方形区域内。
★请注意:《数字布局图》与《人员名单》两个表中“编号”
的格式要相同,内容要能一一对
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