提高工程资料归档率（QC小组）.doc

PAGE19 / NUMPAGES31 提高工程设计资料归档率 一、选择课题 1、根据武汉设计院要求：工程设计资料归档率达到85%。 2、现状：小组对院内2018年至2019年工程设计资料归档情况进行了现状调查，统计结果如表1所示。 表1 2019年至2019年工程设计资料归档情况统计表 检查内容 份数 不完整归档工程设计资料 12 不及时归档工程设计资料 22 逾期未归的借出工程设计资料 5 应编制工程设计资料 122 从上述数据可以看出，工程设计资料归档率为68%未达到管理要求。 3、确定课题：提高工程设计资料归档率。 二、设定目标 完整归档在册工程设计资料（包括尚在借阅期内未归资料）归档率由原来的68%提升到85%，如图1所示。 图1 工程设计资料归档率目标设定图 三、目标可行性分析 1、小组针对2019年1至3月工程设计资料归档情况进行调查如表2所示。 表2 2019年1至3月工程设计资料归档情况统计表 检查内容 份数 不完整归档工程设计资料 26 不及时归档工程设计资料 14 逾期未归的借出工程设计资料 9 完整归档工程设计资料 151 应编制工程设计资料 200 2、可行性分析：根据表2可以看出“不完整归档工程设计资料”26份，“不及时归档工程设计资料”14份、“完整归档工程设计资料”151份。“逾期未归的借出工程设计资料”9份。不考虑是否及时和完整的情况，已归档材料191份，即达到191/200=95.5%可达成目标！ 四、分析原因 在分析了目标可行性后，小组开展头脑风暴，集思广益，针对数据采集时间这个主要问题进行讨论，并绘制了鱼刺图，如图4所示。 图2 原因分析鱼刺图 五、确定要因 小组成员对各种末端因素的确认方法和确认标准进行了分析，并据此制定了要因确认计划表，如表3所示。 表3 要因确认计划表 序号 原因 原因分析 方法 标准 人员 结论 1 资料重要性意识差 管理松懈，绩效奖罚不到位，工程竣工资料重要性意识差 调查分析 教育，学习 杨植民 主因 2 人员调动 由于生产任务过重，档案管理员通常为主设人兼职 调查分析 进行培训，每位员工达到考试合格 张弦 非主因 3 归档资料表格不统一 工程资料归档不规范 调查分析 按国家标准统一归档资料表格 张弦 非主因 4 工程设计资料存储空间小 工程资料保存空间布置不合理更显档案柜紧张 现场测量 保证资料安全存放 张思捷 主因 5 资料归档顺序不科学 施工管理粗放，不能对资料归档中的时间、环节进行科学计算 调查分析 制订科学的资料归档顺序 张弦 主因 6 缺乏相应的电脑软件 需要开发适用本单位归档资料的管理软件 现场认证 开发适用的内部软件 张思捷 主因 7 工程设计电子资料归档空间小 个人电脑硬盘在使用过程中缺乏专业人员细心管理 现场认证 配备足够使用的移动硬盘 张思捷 非主因 要因确认一：资料重要性意识差 确认依据：管理松懈，绩效奖罚不到位，工程设计资料重要性意识差 确认方法：调查分析 确认情况：2019年2月1日至2019年3月30日，小组成员杨植民对资料归档情况进行调研分析，生产部门管理松懈，绩效奖罚不到位，员工离职资料交接不完整。 表4 部门内部归档情况统计表 部门 变电部 送电部 市场部 已归档数 52 75 3 应归档数 70 92 4 归档率 74% 81.5% 75% 从上表可知，各部门内部归档率均小于目标值85%。 确认分析：小组对设计资料归档情况开展了现场调查，统计发现生产部门因生产任务较重，归档管理制度不到位，绩效奖罚不分明，导致员工对工程设计资料重要性意识差。综上，资料重要性意识因素对问题症结影响很大。 确认结果：要因 2．要因确认二：人员调动 确认依据：由于公司不断发展的需求，人才的紧缺，在领导的大力支持下，选拔优秀大学及青年职工担任生产部门档案管理工作。 确认方法：现场调查 确认情况：2019年4月1日至2019年4月30日，小组成员张弦、张思捷对生产部门进行调查发现，如表5所示。 表5 生产部门档案管理员人数统计表 部门 变电部 送电部 市场部 2018年档案管理员数量 1 1 1 2018年转岗的档案管理员数量 1 1 0 2019年档案管理员数量 1 1 1 确认分析：生产部门生产任务过重，以前兼职担任档案管理员的新员工已成长起来担任主设人等职务，但每年每个生产部门都有新入职的员工，部门主任安排新员工接替档案管理工作。综上，人员调动因素对问题症结影响不大。 确认结果：非要因 3．要因确认三：归档资料表格不统一 确认依据：武汉院要求按照《设计质量管理程序文件》填写设计过程校审文件 确认方法：调查分析 确认情况：2019年5月1日至2019年5月30日，小组成员杨植民、张弦在变电部、送电部，对归档资料表格进行了统计，如表6