第章办公自动化概述.pptx

第1章 办公自动化概述 ;1.1　办公自动化的形成; 第一代办公自动化的特点是： (1) 要有一台中档以上的个人(或商用)电脑，并安装一个高版本的操作系统(如Windows 98或OS/2 Warp Server)和一组跨平台的办公套件(如MS Office 97或Lotus OfficePro)。 (2) 它是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统(MIS)。它基于传统的关系型数据库，以结构化数据为主要处理和存储对象，只限于企业内部数据的计算和统计。第一代办公自动化的框架如图1-1所示。 ;图1-1 第一代办公自动化的框架 ; 1.1.2 第二代办公自动化 从信息技术的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足： (1) PC的负担过重，且价格偏高。 (2) 由于缺乏公共的基础通信平台，因而不仅通用性差、可再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台。 (3) 系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息。 (4) 信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。; 第二代办公自动化系统具有以下特点： (1) 以网络为中心，以非结构化数据的信息流(或工作流)为主要存储和处理对象。 (2) 利于在企业内部建立通信基础平台，提高了办公效率，增强了系统的安全性。 第二代办公自动化系统的框架如图1-2所示。 ;图1-2 第二代办公自动化系统的框架 ; 1.1.3 第三代办公自动化 第三代办公自动化是以网络(Internet/Intranet/Extranet)为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。 1996年，世界《经济合作与发展组织》(OECD，Organization for Economic Cooperation and Development)在“科学技术和产业展望”的报告中首先提出了“以知识为基础的经济”概念，把其归纳为知识经济(Knowledge Economic)。 ; 在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通(Communication)、协调(Cooperation)和控制(Control)，即所谓的3C概念。沟通是工作人员之间合作的基础，无论是日常的事务处理，还是一个决策过程，往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持。 ; 在部署实施基于知识管理的第三代办公自动化系统过程中，企业与机构需要以下几项条件： (1) 把知识管理融入BPR(业务流程重组)。知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。 (2) 改造企业文化。知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。 (3) 建立学习型企业。所谓学习型企业，是指通过不断的学习来提高竞争力的企业。 ;1.2 办公自动化的基本特征; 1.2.2 办公自动化的特点及业务分类 1．办公自动化的特点 (1) 办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它有以下几个特点： 办公自动化是一门综合性新学科，它涉及文秘、行政管理、电子、机械、物理等10多个学科。其支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学、系统工程学、人机工程学。其利用技术为计算机技术、通信技术和自动化技术。 ; (2) 办公自动化是一个人—机—信息系统，它是人、机器和信息资源三者关系的综合体现。其中，人是加工过程的设计者，同时也是指挥者和成果的享用者；机器是加工的手段；信息资源则是加工的对象。 (3) 办公自动化是信息的一体化处理过程，其信息包括语音、数据、图像、文字等。办公自动化是将不同技术功能的办公设备用网络联成一体，将处理语言、数据、图像、文字等组合在一个系统中。 (4) 办公自动化处理的是面向非结构化的管理问题。 ; 2．办公业务的分类和典型形式 办公业务的分类主要指办公室业务的分类、办公人员的分类、办公室信息形式的分类等。 按业务流程的确定程度，办公业务可分为三类： (1) 确定型：事物、数据处理是确定的，