二会议的策划与准备.pptx

项目二　会议的策划与准备【 学习目标】俗话说“ 好的开始是成功的一半” ， 会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密计划， 写好策划方案， 做好各项准备工作。特别是对一些可能出现的意外状况， 要考虑周全， 并做好相应的物质和心理准备。【 知识目标】了解会议准备阶段的基本内容和工作程序熟悉各种会场的特点掌握会议预算的内容和编写要求【 能力目标】了解会议计划、 会议预算的制作熟悉各种会议文件的格式和写作方法掌握不同性质会议的选址和会场布置的方法任务一　会议策划与会议方案一、 会议策划会议策划是会议的总体构思， 是对会议过程中各个环节所做的初步安排和打算。其内容包括召开会议的目的意义、 开会的时间地点、 参加人、 主持人、 会议议题、 大会程序、 会议方式、 经费预算、 会场布置、 突发事件处理等方面。做好会议策划， 将为会议的顺利召开奠定坚实的基础。一、 会议策划在进行会议策划时， 应该做好以下几方面的工作：（ １ ） 查阅与本次会议有关的资料；（ ２ ） 估计各方的观点和利益点；（ ３ ） 明确会议的议题、 议程及要点；（ ４ ） 大中型会议应成立会议筹备组， 小型会议应成立会务组， 专门负责会议的各项工作；（ ５ ） 开一次预备会议， 将准备工作落实到人；（ ６ ） 对会议中可能发生的意外情况进行估计， 并预想出应对措施；一、 会议策划（ ７ ） 与会议相关部门或人员进行沟通， 征求他们的意见和想法；（ ８ ） 进行会议有关信息的咨询， 如车辆、 住宿、 会场、 饮食等；（ ９ ） 查阅同类会议的组织方法和经验教训。二、 会议方案会议方案是会议策划的具体体现， 其中应完整地提出会议基本构想和各项准备工作的情况。（ 一） 会议方案的内容（ １ ） 会议概述。（ ２ ） 会议主题。（ ３ ） 会议形式。（ ４ ） 会议日程安排。（ ５ ） 会议经费来源及预算。（ ６ ） 会议的准备工作。（ ７ ） 其他需要说明的事项。二、 会议方案（ 二） 会议方案的格式会议方案一般包括以下部分：（ １ ） 标题。会议方案标题一般直接写明“××会议方案” 或“××会议策划书” 。（ ２ ） 正文。会议方案的正文一般分项写成， 分别说明会议名称、 任务、 意义、 形式、 日程安排、 经费、 准备工作等各方面情况。（ ３ ） 落款或签署。会议方案最后要写明具体的策划部门或策划人员， 注明成文日期。二、 会议方案（ 三） 会议方案的写作要求（ １ ） 理由充分， 意义明确。会议方案应对会议召开的理由和意义作出充分的阐述， 以表明本次会议召开的必要性。（ ２ ） 条理清楚， 叙述简洁。会议方案按照会议筹备的次序， 分条款叙述， 文字力求简洁清楚。（ ３ ） 内容详细， 要求具体。会议方案具体介绍会议的程序、 内容、 形式、 要求时， 一定要描述清楚具体， 不能模糊含混， 否则会让人觉得会议计划不够清晰， 策划不够到位。三、 会议议程、 日程和程序会议的议程、 日程和程序产生于会议之前， 是对会议内容和时间的安排， 但三者各有不同的作用。（ 一） 会议议程会议议程包括两项内容： 一是会议的议事程序， 二是列入会议的各项议题。它是对会议顺序的总体安排， 主要涉及会议所讨论的具体事项， 需要解决的问题。三、 会议议程、 日程和程序（ 二） 会议日程会议日程是对会议每天活动的具体安排， 也可以看做是会议的时间表， 应该具体列出每天每个时间段会议的详细内容， 以控制会议的进程。日程表一般在会议之前发放到与会代表手中， 让他们根据会议的安排进行准备。三、 会议议程、 日程和程序三、 会议议程、 日程和程序（ 三） 会议程序会议程序具体规定一次会议的详细步骤， 它既可以让与会代表了解会议内容和顺序，同时也是会议主持人掌控会议的依据。会议应严格按照具体的程序和规定的时间一项项进行。三、 会议议程、 日程和程序四、 会议的其他准备工作会议策划方案制订好后， 就要抓紧准备工作的落实。为使会议准备工作万无一失， 秘书人员还要制定出准备工作落实日程表， 以控制会议准备的进度， 为会议的按时召开奠定好的基础。四、 会议的其他准备工作四、 会议的其他准备工作会议准备工作的进程也可以编制成甘特表让人一目了然。任务二　会议机构的组成和人员选择一、 成立会议机构小型会议只需设立会务组， 选派专人进行会议的筹划、 组织、 安排、 协调等工作； 大中型会议， 则要建立完善的会议组织机构， 将各项工作任务细分到各小组， 各小组在统一指挥下， 分工合作， 共同承担会务工作。一、 成立会议机构每次会议先设置会务领导小组，小组负责人一般为单位主要领导人担任。下设几个小组， 一般包括：（ １ ） 秘书组： 负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务。（