时间管理与会议须知讲义.pptx

時間管理與開會須知Copyright byTFT Business UnitCHUNGHWA PICTURE TUBES, LTD.MAY 11, 2005時間管理時間管理課程要點建立正確的時間管理觀念與態度學習強化時間管理的技巧妥善運用時間提升時間價值你的價值觀CBAEDA女與D君要結婚河岸這邊只有B君與C君有船可以送A女B君說我喜歡你不願你嫁別人，所以我不願意送你過去！C君與我嘿咻我就送你過去D君說你已經跟別人嘿咻過我不娶了E君不論如何都願意娶你A嫁給了E君正確的行事優先順序急迫的事不急迫的事1st2nd3nd4th重要的事不重要的事立刻做仔細做均衡授權做婉拒做時間管理矩陣設備當機停產驗機立上計畫急迫的事不急迫的事重要的事不重要的事總經理的客人要喝茶其他部門慶生活動如何提高工作效率如何提高工作效率一天幾點精神最好？幾點想睡覺？一週五天要怎麼過？保持良好的體力、養成運動的習慣身心均衡發展、培養良好的嗜好瞭解每日工作時段的特性以PDCA定義週一到週五的工作性質工作時段分配法則早上中午（1300~1500）下午晚上活力充沛衝勁與勇氣兼備DO思考遲鈍適合散心Check冷靜溝通Action , Plan放鬆充電、思考電話事項交辦/完成準備工作執行工作（查報表、準備資料、寫報告）面對面follow up溝通與協調Check mailCopy / 送文思考問題寫計畫/更新進度策略會議明日工作安排每週工作性質分配法則禮拜一、二禮拜三、四、五禮拜六、日備註活力充沛衝勁與勇氣兼備DO思考遲鈍放鬆、溝通Check冷靜、思考Action , Plan大型專案丟球組內專案丟球給予組員做事方向/做事重點創造議題Follow up一、二所丟的球調整、up date 計畫議題收尾傾聽溝通想想目的為何？意義何在？有沒有辦法提升自己的價值計畫/規劃頭腦體操水誰殺了你的時間？Who kill you time?美國兩家著名的管理顧問機構―管理工程師聯合顧問所與史玫特顧問公司針對這個問題的調查 結果：打電話開會處理信件KISS 原則Keep It Simple Sweet !化零為整傳真、複印、回電、check mail、備份化整為零專案工作（15min分割）、用餐、下載勞心、勞力交替操作性、思考性你的文件處理系統在哪裡？遇到下列狀況你怎麼辦？出差回國的報帳收據集中收齊準備趕快報帳看到雜誌上的好文章但目前無法閱讀Copy 或撕下來人資部送來的調薪名單速速回覆會議通知43個資料夾37“投入前問題調查表速速回覆代理商更換電話住址的通知存入郵件地址管理提醒自己股票選擇權到期的備忘錄43個資料夾別讓E-mail把你的時間移沒有了 ?葛洛夫： 你的時間是不是被E-mail 切成零零碎碎的片段？集中處理它提高E-mail處理效率的建議進入後先瀏覽所有信件的主題，然後做分類工作一天只分三時段check mail除了急件外集中時段回信上午開機、中午休息前、下班前會議須知開會的目的統一決策與意見溝通不同部門不同想法執行與推動業務工作目標分配行程解決問題針對難題結合眾人智慧解決收集與告知訊息資訊共享與共用提升能力與士氣凝聚共識親睦與交流增加彼此瞭解會議的種類參與式非參與式需要團體意見主要是單向的傳達，例如資訊傳遞與士氣提振解決問題會議決策會議企畫會議研究會議專題座談會會議必要性的判斷非得要立即召開協商會？如果不先召開，就將演變成嚴重的狀況？必須立即提升成員意識與士氣嗎？傳達後，有助於改善業務效率與利潤？屬於面對面傳達與討論的內容？是也許不是糟糕的會議有哪些狀況？受邀出席的未出席與會者遲到或早退與會著心不在焉想自己的事情，竊竊私語、打瞌睡會議被個人或少數人主導或某個主管主導與會著開始人身攻擊會議毫無成果、只重複上回會議的主題會議又長又沒結論事前準備不週甚至沒準備錯誤的地點、錯誤的時間最好的會議容許互動、甚至鼓勵互動的會議場合，可以共享資訊並趁機向團對成員學習你可以回答問題、提出問題可以討論重要議題，達成集體決議可以幫助團對成員發展甚密的思考能力廣泛獲得團對成員對於某一議題的各種看法會議四部曲首部曲：二部曲：三部曲：四部曲：會前準備召開會議主持會議結束會議與追蹤會議會前準備擬定議程確認會議目的設定目標決定方法分配時間排列項目決定與會者該在何時、何地開會定稿與分發議程準備資料召開會議-會議通知會議通知會議主題：龍潭廠停車問題協調會議題：現行停車辦法說明停車場取代方案其他對應方式會議時間：5/ 10 下午 1:30~ 3:00會議地點：龍潭廠國際會議廳邀請與會同仁：安勤室主任、L1 IE 及全體副理級以上主管上台主持你的意見從某方面看是有道理，但如果…說的好！嗯….（點頭）所以你是說….這是一個很好的觀點，還有其他相似的觀點嗎？霧裡看花動彈不得阻礙發展自私獨霸人身攻擊跳躍式討論主持人六大殺