某公司档案管理的基本要求.pptx

**钢铁股份有限公司档案馆 2008.12.26;;检测报告 复检报告;原件表格是铅印，内容用碳素墨水书写；或表格、内容用计算机打印;;;;叉改和杠改;;;;;;原则：按项目、单位工程分专业组卷；桩基工程必须单独组卷。 卷内一般按开工报告、施工方案、技术交底、原材料及建筑材料试验报告、施工定位测量、隐蔽验收、试验调试记录、质量评定、竣工报告、实物交接验收单、交工验收证书等排列。 组卷时，附件必须随主件一起组卷，不得分离。 如施工组织设计（方案）报审表为主件，施工组织设计（方案）为它的附件；组卷时，施工组织设计（方案）报审表在前，施工组织设计（方案）在后。;;;;; 竣工图按设计图号组卷；卷内按图纸目录顺序排列。 若没有图纸目录，卷内图纸一般按图号由小到大的顺序排列；如果是设备图，则按总装图、部件图、零件图顺序排列。 同一图号多版次的图纸，只需保留最终有效图纸。; 随机文件：按项目、合同或单体设备组卷；若资料少，可以按项目的机组、专业组卷；卷内一般按装箱单、开箱检验记录、合格证及检验报告、说明书、随机图纸等顺序排列；成套的开箱图纸，一套图纸单独组成一卷；若一个合同涉及多个设备，则按设备排列或组卷。 总承包项目：生产技术准备、试生产文件中的设备调试记录等按合同或合同中的设备、机组、生产线分专业组卷。;;监理文件以一个项目为单位，按监理程序组卷。卷内一般按监理合同；监理规划、监理排大纲、监理细则；监理纪要；监理年、季、月报；监理日记；监理通知；监理质量、进度、资金文件；监理评估报告；监理总结等列。 进度、资金按项目、承包单位、时间组卷，该部分资料由施工单位组卷归档。 监理表格文件一律向梅钢归档2份原件。 归档原则：一般谁主送或谁发起谁归档的原则。如材料报审表是施工单位主送，归档责任单位为施工单位；监理通知是监理下发的，监理通知及回复由监理单位组卷归档。进度、资金报验材料一律由承包单位（施工单位）归档。 监理表格文件分主件及附件，主件及附件必须配套归档。如分项报验表为主件，各分项为它的附件。 监理???格文件中，有的是源文件，有的是批复、审批、回复等派生文件。派生文件必须随源文件一起归档，不准分离。如监理工程师通知单及监理工程师通知单回复单必须配套归档。;;;;;图纸不装订；文字材料用蜡线装订成册，并以右、下为标准排列整齐；若是横向表格，表头应靠装订边；装订时采用三孔（孔距为75毫米）一线靠左（边距为15毫米）装订。 每个案卷的厚度一般不超过30毫米；文件材料幅面尺寸应采用A4规格（297×210毫米），小于A4规格的应用A4纸托裱，托裱应靠足右下角，左边应留有装订线；大于A4规格的应折叠成A4规格大小；图纸按10609.3的要求折叠成A4规格，图面应朝里，图标应外露。 案卷内不能有钉子等金属物；案卷须装入档案袋，档案袋的正面须有项目编号、文（图）号、文件（图纸）名称、施工单位等信息。 ;“序号”:用阿拉伯数字从1起依次标注，每件文件应给定一个序号，且案卷之间的序号不应连号。 “文件编号”：填写图纸的图号或文件的文号、合同号等。 “责任者”：应填写文件的形成部门或主要责任者，一般为承包单位。 “文件材料题名”：第一条必须填写文件标题的全称，即项目名称+专业+文种；第二条简写。 如：热轧薄板技改工程 热轧高压除磷泵站 设备安装 施工文件 “日期”：填写文件的形成日期（对多份文件应填写最后一份文件的形成日期）。 “页号”：应填写每份文件首尾页上标注的页号。 “备注”：填写需要说明的问题。如原件、复印件；总页数等。 卷内目录字体采用国标仿宋体、11号字；每一格内可写多行；“文件编号”、“责任者”、“文件材料题名”、“备注”靠左排列，序号居中，其余靠右。 ;互见号：由档案馆填写。 设备编码：施工单位不写，由复核单位填写。 说明：说明卷内文件材料的内容、页数，不同载体形式的数量，项目编号以及在组卷和使用过程中需要说明的问题等。 如: 1、本卷为热轧薄板技改工程 热轧高压除磷泵站 设备安装 施工文件（一） 2、本单位工程共组五卷，其中土建2卷，设备安装2卷，电气安装1卷。 3、项目编号：2H2-03-01 立卷人：由施工、监理单位立卷人签名。 检查人：由案卷质量复核者（项目单位）签名。 检查日期：填写审核的日期。 备考表字体采用国标仿宋体、四号字。 ;施工文件：施工单位→监理单位进行单位工程质量评定→质监站备案→ 项目组复核 监理单位、项目组在项目竣工文件签证单分别签字盖章；项目组的复核人在每卷的卷内备考上签字（检查人）。 竣工图：施工单位→监理单位审核，监理人“竣工章”签字→ 项目组复核，复核人在卷内备考中填写设备编码并签字。 监理文件：监理单位→项目组复核，确认后，项目组在项目