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电子档案元数据管理系统用户需求 1、项目背景介绍 1.1电子文件归档过程现状及存在的问题 中山大学实行“电子文件归档管理制度二学校作院系部处的业务系统（例如：办公 自动化系统、本科教务系统、研究生教育系统等，下文简称为“业务系统”），将系统中的 应归档电子文件及其元数据发送给电子档案管理系统，实现在线归档.按照电子档案管理 系统的要求，业务系统需要将应归档电子文件及其元数据封装成ZIP压缩包后发送。一份 文件制作一个压缩包。例如：文件“*?*同学转专业的通知”包括三个IT意义上的文件. 分别是：发文稿纸.pdf、正文.pdf、附件.pdf,它们共同构成一份应归档文件。一份文件一 套元数据，文件的元数据指文件的描述信息.即文件的标签，如“文件題名、责任者、文 件时间等”，具体可参阅《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2021）。应归档文件的元 数据采用XML格式。因此，在实际归档过程中，前端的每个业务系统都要生成XML文件。 当前的归档工作存在四个问题? （1）前端业务系统和电子档案管理系统的数据交互方 法，给前端业务系统归档需求的实现带来较大负担。电子档案管理系统具有专业性和行业 性，前端业务系统的设计者和开发者通常不清楚电子档案管理系统中的行业标准，从而大 大提升了开发过程中的成本。为了保障数据的有效性和价值性，任何一个需要和电子档案 管理系统对接的前端业务系统都需要花大最的时间和精力去反复讨论和验证归档的专业 需求。而且，在对接过程中.不同的业务系统因为自身的业务需求，需要电子档案管理系 统对其做特殊的配合，这样就会导致以前已经完成对接工作的业务系统因为统一接口的变 化需要重新修改对接工作的内容°（2）前端业务系统需要向电子档案管理系统提交完整的 通用元数据表，如果以后更改通用元数据,需要找到所有已对接的业务系统更改相关代码。 （3）业务系统归档是通过网络传输，需要采取技术手段保障归档工作的安全性? ?4）电 子文件归档业务存在业务峰值期。如果业务风暴形成，那么需要有技术手段保障业务顺利 完成。为此，本项目将建设电子档案元数据管理系统?以解决这些问题。 1.2学校应用系统数据共享交换 中山大学已建设“数据共享交换平台”，要求各■应用系统的数据交换必须通过数据交换 平台，不允许直接对接。学校各■业务系统在归档过程中的数据交换将通过元数据管理系统与 学校数据共享交换平台进行互融互通。 2、电子档案元数据管理系统的数据交互需求 2.1电子档案元数据管理系统的定位 为了解决电子文件归档过程中存任的问题.中山大学档案馆将在本项目中建设电子档案 元数据管理系统(下文简称为“元数据系统”)。此系统位于业务系统与电子档案管理系统之 间，相当于电子档案管理系统的门尸。它将从前端业务系统接收应归档数据，按照电子档案 管理系统的要求，将数据打包后发送给电子档案管理系统?同时，它将从电子档案管理系统 获取归档状态等信息并反馈给业务系统。其中，元数据系统与前端业务系统的数据交互是通 过数据共享交换平台进行，元数据系统。电子档案管理系统之间是直接对接。 2.2元数据系统与前端业务系统的数据交互 元数据系统与前端业务系统，将通过学校数据共享交换平台，采用JSON(JavaScript Object Notation)方式传递元数据。 前端业务系统按照自己的业务逻辑提出自己的业务数据，并将数据封装成JSON格式， 通过交换平台将数据提交到元数据系统中。元数据系统将与数据共享交换平台对接，按照前 端各业务系统的需求.在遵循电子文件标准的前提下，预先配置好前端业务系统的字段和电 子文件中的元数据的逻辑关系。这里需要结合电子档案业务需求和前端业务系统的需求，对 元数据的取值源或者默认初始值或者进行动态配置。这样.前端业务系统不需要关注电子档 案的标准，只需按照自己的业务需要提供数据信息.并通过交换平台将数据信息传递到元数 据系统中。 元数据系统将提供元数据映射关系表，将元数据和前端业务系统按照业务系统进行区 分.分别配置业务系统数据和电子档案管理系统元数据的一一映射关系和默认值，每个前端 业务系统均需要配置自己的系统和电子档案管理系统元数据的独立映射关系。如果电子档案 元数据因为自身需求而作变动时，不需要调整前端业务系统的数据提取功能，只需要管理人 员将对应的逻辑映射关系做岀调整即可。 元数据系统中需要有元数据的映射表单管理功能，用于处理前端业务系统传递过来的数 据的解析过程。它将技照预先聞置好的映射关系将推送过来的JSON进行解析后生成XML文 件，将XML文件和归档文件按照电子档案管理系统的要求封装到ZIP包中，推送给电子档案 管理系统，并从电子档案管理系统中获取归档状态等信息。 2.3元数据系统与电子档案管理系统的数据交互 电子档案管理系统包括正