大型活动策划与管理ppt（PPT80页).pptx

项目四 ;第四讲;展会现场管理;重点:;第一节 会展开幕现场策划与管理;一、展会现场布置 二、ＶＩＰ接待 三、媒体的接待和管理 四、展会开幕 五、开幕酒会策划;一、现场布置：;二、ＶＩＰ接待：;三、媒体接待与管理：;四、展会开幕：;1、开幕时间和地点 当地交通、气候、工作习惯等；避免时间过长。 2、开幕式讲话稿和新闻通稿 选题定位恰当；内容全面系统 3、开幕方式的确定 礼炮、嘉宾剪彩、领导讲话等 4、嘉宾讲话 注意句子归纳，节省鼓掌时间;五、开幕酒会策划：;;;;;;;;第二节 会展布展与现场服务;1、办展机构现场管理 2、参展商的现场管理工作 3、撤展管理;1、办展机构现场管理;（2）展会注册与入场管理 --- 注册登记 注册表、登记柜台、“请赐名片” 、分类登记 --- 展会入场 身份代表证;（3）展会证件与门票管理 目的：维持秩序，保证展出效果 --- 参展商证 --- 筹（撤）展证 --- 专业观众证 --- 贵宾证 --- 媒体证 --- 工作人员证 --- 车证;（4）展会设备设施管理 各种租赁服务 签订合同 责任明晰;（5）安全管理 消防安全 人员安全 展品安全 公共安全;（6）展会现场的知识产权保护工作 “知识产权保护办公室” 侵权投诉;（7）展会现场的相关活动管理 会议、比赛、表演 （8）展会现场的其他服务 商务、餐饮、清洁等;2、参展商的现场管理工作;（2）配备展台的工作人员 现场管理目的： 　通过展台工作人员接待、宣传、产品介绍以及贸易洽谈等工作，与客户签订合同，销售产品。;;A、配备人员的数量 展位所需工作人员数量 每小时与会者人数 = 每个工作人员每小时可以接待的人数;C、工作人员的标准： P（People） --- 以人为本 E（Enthusiastic）--- 友好热情 O（Observe）--- 善于观察 P（Production）--- 产品知识丰富 L（Listener）--- 好的聆听者 E（Earnest）--- 设身处地为客户着想;较强的业务知识 有一定的展览工作经验 有决断能力，能够胜任工作 有领导、鼓舞士气的能力 有组织、处理紧急事务的技巧 处事沉着、善于表达 有责任心、协作精神和集体感 能够谈判、善于协调 积极的工作态度和工作技巧 穿着整齐、举止端庄;（3）展台接待 普通观众 vs 潜在客户;（4）贸易洽谈 赢得新客户、留住老客户;（5）情况记录 展览跟踪评估工作的主要依据 收集名片、使用登记簿、记录表格、 电子记录等方式;（6）其他相关宣传推广活动 展览表演、观众竞赛等 重点拜访目标客户与潜在客户 行业交流活动;（7）信息收集工作 客户信息、市场信息 交换信息资料，寻求合作发展机会;（8）细节管理注意事项 A、展位应考虑设有隐蔽的洽谈地方 B、展位的清洁工作 C、善于利用组合式展览用具 D、展位的防盗及安全工作;3、撤展管理;（1）展位的拆除 展位是标准展位、委托施工展位， 或者自己施工搭建的。 （2）参展商租用展具的归还 退还给展管服务部门或各服务商。 （3）参展商展品的处理和回运 出售、赠送、销毁、回运;（4）展品出馆控制 组委会发放放行条 （5）展场的清洁 （6）撤展安全保卫;第三节 参展观众类型与统计; 分类;2、有效观众的作用 （1）有效观众是参展商最主要的目标客户，影响展出效果 （2）有效观众能够大幅度提高展会的服务水平 （3）拥有一定数量和质量的有效观众是一个展会能否成为品牌展会的重要标志;3、建立目标观众数据库 （1）收集目标观众信息的渠道 （2）收集的信息内容 （3）注意事项;4、参展观众人数的统计 （1）依据观众办理登记手续的内容进行统计 （2）根据门票进行统计 （3）参展商的客户统计;第四节 会展现场的风险与安全管理;二、会展现场风险管理 （1）对场地进行安全分析 （2）同当地的安全管理部门之间建立良好的工作关系 （3）制作安全小册子、标牌以及其他交流方式 （4）制定一个媒体管理计划;二、会展现场风险管理 （5）预防“闹展” A、价格不一，高价位参展商现场闹事 B、部分参展商以“参展效果不好”要求退展位费 C、参展商认为展位位置不满意，要求更换;二、会展现场风险管理 （5）预防“闹展” D、部分参展商可能会将自己的展位转租 E、部分参展商提前撤展，影响其他参展单位 和整个展览 F、参展商遇到问题，直接上访主办单位;会展后期跟踪管理;第一节 会展跟踪服务;一、办展机构的后续跟踪服务 会展承办机构收集的资料。 1、建立参展商和客户的信息数据库。 展后补充内容： 企业参展信息（规模、展位、展品 销售业绩