(完整word版)接待参观流程.docxVIP

PAGE PAGE # 月倡 ［适用范围］:公司各部门 ［规范目的］:为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来 宾接待展示公司礼仪好客的形象,特制定本规定。 1、接待来访前期确认工作1.1 、来访时间及宾客信息确认1.1.11.1.21 1、接待来访前期确认工作 1.1 、来访时间及宾客信息确认 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年/月/日/时）。 需要尽快确认宾客的随行人数。 需要确认接待的地点。 1.2 1.2、 接待活动主题以及来访情况确认 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 确认宾客的来访目的以及合作诚意。 客户预期谈判的内容。 明确此次来访带来的深远影响。 根据上述确认此行活动的主题。 1.3、 来访安排 制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和 部门负责。 接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。 会议安排 客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈 的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。 1.4、 资料稿件准备确认 1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌 宣片、公司品牌传册、产品彩页等。 办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设1.4.2 办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设 备等。 产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及市场部1.4.3 产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。 重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及市场部 1.4.4 经理。 1.5、 成立接待小组（详情参见附件二）根据每次接待情况的不同，组建接待小组。 接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接 待信息归档、传递。 接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可 参与实施接待。 接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承 担接待工作。 各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置一一行 政部；讲解人员一一技术支持部；等等。） 2、接待来访前期准备工作 2.1、 吃、住、行安排（详情参见附件三）根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火 车）。 2.2、 制定参观路线 根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。 根据我方希望展示的方向，制定参观路线。 根据来宾要求制定相矣参观路线。 绘制参观路线图/参观路线流程。 2.3、公司整体布置（详情参见附表二） 外部： ①欢迎横幅②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等） 花篮/植物绿化 KT版签名墙 红地毯（以上信息可以根据每次具体来访而定） 内部：①红地毯（按照参观区域布置红毯）②植物/花盆装饰③果盘/茶水/咖 啡 特殊:①展厅一一产品展示、调试、演示、讲解。②会议室一一公司宣传册、 产品彩页、投影设备、演示样品。③会客室一一果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟 缸）、打火机等。（以上信息可以根据每次具体情况而定） 2.4、采购接待所需物品（详情参见附表二）根据每次接待活动的实际情况而定。操作 流程：①接待小组提出一定诉求；②行政部门制作预算报价呈批；③行政部获批后进行 采购；④根据要求进行布置/装饰。 *消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等） *循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等） ?特殊用品（机器设备等） 2.5、员工面貌整理（详情参见附件四）统一要求全体员工职业装接待。 2.6、人员安排（详情参见附表二） 调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、接待配 合部门经理等。） 各环节负责人 礼仪人员 其他人员 3、接待来访当日具体工作 3.1 、车辆待命根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策 划）。 车辆等级：①一级一一高级接待 *高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。 *高级轿车（奔驰、宝马等）。②二级一一中级接待 *中级商务车（别克商务、日产商务等）。 ?中级轿车（雷克萨斯、大众等）。③三级一一普通接待 *普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。 *普通轿车/打车。 机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。 3.2、 设备调试产品设备调试：①第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示 的产品，进行调动与调配。②第二阶段：来访前一天，最终设备调试。③第三阶 段：来访当天，进行最终设备确认。 3.3、 工作人员到位①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排