记录控制程序.docx

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记录控制程序 1?目的 规定记录的管理方法,以提供质量、环境体系符合要求和有效运行的证据。 2?范围 本程序适用于满足质量、环境体系要素运行涉及到的记录的管理。 3?职责 3.1 办公室负责与体系建立、维护及改进相关的记录的归口管理。 3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、传递和保管。 3.3 记录填写人对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。 4?程序要求 4.1记录编号及格式确定: 4.1.1各部门记录的编号依据《文件编号规则》执行,由办公室负责统一编号。 4.2记录的使用: 4.2.1记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改,有关数据更改需加盖更改人印章或签字。 4.1.2每月月初,各部门将上月的记录进行整理,做好标识后保存,必要时可编制检索目录,记录要存放于通风、干燥的地方,避免破损,必威体育官网网址的资料要有专人保管,未经允许,不得随便查阅。 4.3记录的借阅、复制: 由于工作原因,需查询、借阅、复制记录者,须经相应的部门负责人批准并填写“记录借阅/复制登记表”。 4.4记录的保存: 4.4.1体系产生的全部记录形成“受控记录清单”,由文件资料管理员统一保管;各部门产生的记录形成本部门的“受控记录清单”,以方便查阅。各部门“受控记录清单”若有变动,应及时报文件资料管理员处进行备案。 4.4.2记录的保存期限按照“受控记录清单”中最低保存期限执行。 4.4.3保存期限在三年或三年以上的记录,各部门整理完毕后,交文件资料管理员统一管理,其他记录各部门自行保管。 4.5记录的处置: 4.5.1常规记录如超过保存期或其他特殊情况须要销毁时,由部门负责人批准后销毁。 4.5.2必威体育官网网址性记录的销毁需“文件/记录作废/销毁申请单”,管理者代表审核,总经理批准后,由文件资料管理员销毁。 5? 相关文件 文件编号规则 6? 相关记录 受控记录清单 记录借阅/复制登记表 文件/记录作废/销毁申请单

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