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外贸出口单证的工作流程 客户询盘: —*般在客户下订Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、 付款方式、包装规格、港口（空运机场）及柜型等，等和客户确定 业务时， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。 得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单Purchase Order or sales contracto 下生产单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单（工厂自己安排生产计划）， 安排生产计划。 7. 7.验货: 业务审批: 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表” 的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上 客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部 门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或 有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之 后制成工作任务单，交给部门跟单员跟进。 下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂 按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个 月确认L/C己经收到，收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用 证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如 有问题应立即请客人修改L/C。6.2：如果是T/T付款的客户，要 确认定金己经到账。6.3：如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的 客户（不推荐运用这种方式），需经总经理确认批准。 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货（部门跟单员跟进）。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周 前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。7.3：如果客人指定由 第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司 联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货 时间通知工厂。 备制基本文件单证： 在收到客户正式的订单时，应制作出口合同，出口商业发票，装箱 单，出口货物托运单，核销单，报关单，报关，报验委托书（工厂的 外贸人员还需要准备：商检换证凭单，纸箱检验单）等文件.（应由 单证员制作，交给业务跟单员跟进）。 商检： 如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并 提供出口合同，发票，装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产 品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换 证凭单/条。 租船订仓: 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定 运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解 将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船 期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货 期7天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船5天前可拿 到进仓单。 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船 期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时 间准时，船期时间合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如客人不 同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同 上。 如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓 位。拿到进仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明 所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错. 安排拖柜: （千万记住装柜前要检査集装箱柜里是否有破旧，破损，破裂的地方） 11-1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公 司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安 全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/装柜图纸，船 公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地 址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声 明，不能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司 机及—等.11.2.传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜 型、订仓号、订单号、车牌号以及司机11.3.要求工厂在货 柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时 间、实际装货数量等，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资 料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上. 委托报关： 模板，内容仅供参考