公司红头文件管理办法.pdf

第一节 总则 第一条 公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工 作的重要工具。 第二条 公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安 全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应必威体育官网网址的事项，必须严守机密， 不可随便向他人泄露。 2. 文件必威体育官网网址等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密 文件打印一定要用专用磁盘。 绝密文件只能印一份， 由起草人送有阅文资格的人 员传阅，机密文件按审阅人数打印， 阅完后由起草人收回归档。 必威体育官网网址文件由阅文 人妥善保管，详见《必威体育官网网址管理制度》。 第三条 文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 第四条 公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、 发文、催办、立卷、归档、销毁等。 第五条 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。 第六条 草拟文件应注意以下事项 1. 内容要符合公司制度。 2. 反映情况要客观，实事求是。 3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。 4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。 第七条 各负责人阅、 批文件应仔细认真， 阅完后须签名并注明日期， 不得圈阅。 需要签署具体意见的，要明确、具体。 第八条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核 稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。 第九条 收文由行政人事部统一负责。 行政人事部收文后， 应先做好归类、 登记， 然后根据文件的内容， 分送有关领导阅示。 阅示完毕后， 由行政人事部收回归档。 第十条 所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十一条 公司发文，一定要由行政人事部统一编号 1. 以公司名义对外发文，一律 ×××字( ××年 ) ××号； 2. 公司总经办文，用总经办字 ( ××年) ××号； 3. 财务部发文，用财字 ( ××年) ××号； 4. 工程部发文，用工字 ( ××年) ××号； 5. 技术部发文，用技字 ( ××年) ××号； 6. 营运部发文，用营字 ( ××年) ××号； 7. 人事行政部发文，用人行字 ( ××年) ××号； 第十二条 红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、 纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。 第二节 文件起草收发规定 第十三条 公司的文件由行政人事部起草， 总经办审核， 总经理审批签发； 公司各部门的文件由各部门负责起草，总经办审核，总经理签发。 第十四条 文件签发后，送行政人事部（签发的原件和电子版本件）统一 由其排版、编号、打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章、 上传、下发、流转。 第十五条 文件和原稿，由行政人事部分类归档，保存备查。 第十六条 属于必威体育官网网址的文件， 核稿人应该注明必威体育官网网址等级， 并确定报送范围。 必威体育官网网址文件按必威体育官网网址规定，由专人印制、报送。 第十七条 文件统一由行政人事部负责发送。送件人应将文件内容、报送 日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。必威体育官网网址文件 由专人按核定的范围报送。 第十八条 外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。由行政 人事总监提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部 门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。 第十九条 传阅文件由行政人事部专人负责收回，对领导指示的文件，行 政人事部及时组织传达和落实。 第三节 收文的管理 第二十条 文件的签收 1. 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由公司行政人事部登记签收。 在签收和拆封时， 行政人事部人员均需注意检查封口和邮戳。 对开口和邮票撕毁 函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2. 对上级