费用报销管理制度与流程.docx

佛山市夏多俐进出口贸易有限公司 广东驫马机器人科技有限公司 Guangdong Ma’d Robot Technology Co., Ltd. 财务报销制度及报销流程 第一条：为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条：本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为行车费、市内（郊县）差旅费、住宿费、业务招待费等。 第三条：本制度适用公司各部门。 第四条：原始凭证有效性的规定 1、报销人 应取得真实合法的原始凭证 (1)、有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。 (2)、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； (3)、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单； 2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。 3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（总额不超过报销金额的25%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销； 第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求： 1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）； 3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列； 6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销； 9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单； 10、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有部门主管签字确认； 第六条：在一个预算期内(一个月)，业务员各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算部分须经总经理特审，否则不予报销。 第七条：费用报销基本流程： 经办人签字领款出纳核准付款部门负责人审核会计审核报销凭证总经理审批经办人填写报销单 经办人签字领款 出纳核准付款 部门负责人审核 会计审核报销凭证 总经理审批 经办人填写报销单 第八条：报销时间的具体规定 1、为了提高费用报销工作效率，各部门应在每月10号前将费用报销单递交到财务部,15号之前财务部完成审核并付款，逾期一律不予受理。 2、超过两个月以上（含两个月）的费用将不予报销，视自动放弃。 第九条：差旅费报销 一、公司业务人员因公外出所发生的行车费、市内（郊县）差旅费、住宿费、业务招待费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。 二、出差补贴及标准 差旅费支出严格执行以下细则，对于无特殊原因的超标准支出，由出差人员自理。 1、出差地区划分为一般地区和特殊地区（特殊地区指北京、广州、上海、天津、深圳等），出差天数按自然天数计算(出发、返回当日均算)。 2、出差人员事先填写出差“申请表”，需借款则填写“借款单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金（宴请资金需另注明并需要总经理确认），经所属部门负责人签署意见，主管领导审批后办理借款手续。 3、 公司差旅费报销根据公司任职和出差地区不同，采取实报实销与定额补助相结合的办法。 4、 出差人员返公司后，应在七日内到财务部办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理。 5、 职工出差期间发生的宴请费应于出差前申请，特殊情况应按审批权限口头请示。出差发生宴请的扣除陪宴人员宴请当日一半的出差补贴。 6、 员工紧急情况出差需乘坐飞机时，应经上级领导审批同意方可。 7、 出差人员夜间（晚7：00至次日凌晨7：00）乘坐火车超过6小时，或白天连续乘车超过10小时的，可购买硬卧票或高铁票。 8、 出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。 9、 员工（包括普通员工和领导）出差生活补助：80元/天（一般城市）、120元/天（特殊城市），此费用包括餐费、出差期间市内交通费