档案知识专项讲座.pptx

档案知识讲座一、档案的定义及其基本含义 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。 2、档案是保存备查的历史文件。 （1）办理完毕的文件才能作为档案 （2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 （3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。 3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。 4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属性。二、档案的作用 档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度的。从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用： 1、凭证作用 从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。 2、参考借鉴作用 档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训，可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部 人与人的关系，与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。档案对于人们查考既往情况，研究有关事物的发展规律，具有方泛的参考作用。三、档案的种类按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案按信息表达方式分：文字档案、音像档案按记录方式分：普通档案、电子档案按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案按时期分：建国前档案、建国后档案目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案（会计档案、人事档案、诉讼档案）、声像档案、实物档案、电子档案。四、电子文件与电子档案电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并中在通信网络上传送的文件。电子档案：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子 文件电子档案的特性及问题：1、信息的非人工识读性（设备依赖性）；2、信息存储的高密度性；3、电子文件与载体相分离性（易更改性、电子文件非实体归档的可能性）；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性（软件、操作系统、硬件环境）五、档案工作的内容档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务。档案具体业务工作内容：收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作1、档案的收集工作档案收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。具体而言，即将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案，按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。档案收集的途径：（1）对本单位的收集工作：a、本企业内部形成的文件材料；b、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报企业的文件材料；c、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；d、本企业投资的全资、控股、参股企业应向企业提交的文件材料e、本企业执行、办理的外业文件材料（2）对外单位的收集工作 a、接收或代管与本单位档案室有关的撤销与合并单位及私人的档案材料； b、收集专项工作及科技项目合作、协作单位形成的相关档案材料； c、接收工作项目设计、施工等单位和设备厂商移交的相关档案材料； d、接收产权转让单位移交的材料。 e、征集新闻媒体报道、反映本单位活动的在关资料。（3）对个人的收集工作：a、对项目及技术主要负责人手中存有资料的收集b、对调动、离职、退休人员保存资料的收集1.1什么是归档,归档制度的主要内容是什么？各单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕以后，经由文书部门或业务部门整理立卷定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。归档制度的基本内容，一般包括归档范围、归档时间、归档要求和归档手续四个方面。1.2归档范围归档范围。就是哪些文件材料应该归档，哪些文件材料不必归档，根据国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会印发的《国有企业文件材料归档办法》，归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。归档的具体范围参见清办[2005]14号文《关于转发〈国有企业文件材料归档办法〉的通知》中有关规定1. 2.1归档过程中应注意的几个问题(1)上级机关下发的文件材料哪此应该归档?a、上级机关召开的需要本单位贯彻执行的会议的主要文件材料；b、上级机关颁发的属于本单位职能活动范围内的并要执行的文件，以及普发的的非本单位职能活动范围但需要执行的规定性文件；c、上级机关领导视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话和有特殊保存价值的录音、录像等材料；d、本单位代上级机关草