《会计电算化教程》课件 004.pptx

第四章 报表管理系统 报表管理系统概述 报表格式设计 报表公式设置 报表数据处理 第一节 报表管理系统概述 一、报表管理系统功能概述 报表管理系统革新了会计报表的传统处理方式，使会计报表的处理更加灵活、准确、及时、有效。其主要功能包括：报表格式设计、报表数据处理、图表管理、文件管理等。 1．报表格式设计 报表格式设计是指：在输入报表数据前先设计一个报表的模板，定义报表中的固定结构。报表管理系统提供了丰富的设计功能，包括设置报表尺寸、定义组合单元、设置单元属性、编辑公式、设置报表风格等。 2．报表数据处理 报表数据处理是指：会计数据的采集、计算、汇总并生成会计报表。报表管理系统提供了排序、查询、审核、舍位平衡、汇总等多种功能。 3．图表处理功能 报表中采用图表形式，可以更直观地反映和分析财务数据。利用图表处理功能，可很方便地对以图形方式组织报表数据。可以制作直方图、立体图、圆饼图、折线图等多种形式的分析图表，还可以对图表的位置、大小、标题、字体等进行编辑。 4．文件管理功能 报表管理系统提供了各类文件的管理功能，并能够进行不同文件格式的转换，如文本文件、﹡．MDB文件、﹡．DBF文件、Excel文件等。文件管理功能还提供了标准财务数据的“导入”和“导出”功能，可以和其他财务软件进行数据交换。 5．其他功能 此外，报表管理系统还提供了行业模板、报表输出及二次开发等功能，用户可依据实际需要选择使用。 二、报表管理系统中的基本概念 在会计电算化信息系统中，报表管理涉及了众多相关概念。只有了解这些基本概念，用户才能更好地使用报表管理系统。 1．报表及报表文件 报表 报表也称表页，是报表管理系统存储数据的基本单位。它是由若干行和若干列组成的二维表。具有相同格式不同数据的每张报表称为一个表页。 报表文件 报表文件是一张或多张报表以文件形式保存在存储介质中。每个报表文件都有一个由“名称”和“．扩展名”组成的表名，如“利润表.REP”。 每个报表文件可以包含若干张报表（表页），如“利润表”报表文件中可存放多个月的多张利润表，每一张表都有一个表名。在报表文件中确定一个数据所在位置的标识为“表页名”、“行”和“列”，因此，报表文件相当于一个三维表。 2．报表结构 根据报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复合表两类。 简单表 简单表由若干行和列组成，它通常分为四个部分：标题、表头、表体和表尾。货币资金表、资产负债表、利润表、现金流量表和大多数会计报表都属于简单表，如图所示。 简单表的组成 标题：用来表示报表的名称。通常情况下，标题的字体、字号会较为突出，并居中显示。 表头：用来描述报表的编制单位名称、日期、报表栏目等。其中报表栏目定义了报表的内容和结构，是表头的重要部分。 表体：是一张报表的核心，主要包括了项目和数据。项目通常作为固定的表样存在，而报表中的数据会随不同的会计期间而变化。 表尾：指表体以下辅助说明的部分，如制表人、审核人等。 复合表 复合表是多个简单表的层次组合。 3．报表单元 单元 报表中由行和列确定的方格称为单元。单元是组成报表的最小单位，用于填置各种数据。单元的名称由所在行、列标识，如B4，即表示报表中第2列第4行对应的单元。 单元区域 单元区域由表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元构成一个完整的长方形矩阵。起始单元和结束单元用“：”联接，表示区域范围。如C3：G7，表示自C3单元至G7单元的长方形区域。 组合单元 组合单元是由相邻的两个或多个单元合并组成的区域。这些单元必须是同一单元类型。在报表管理系统中处理报表时将组合单元视为一个单元，所有针对单元的操作对组合单元都有效。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中单元的名称来表示。 单元属性 单元属性包括单元类型、字体图案、对齐方式等。其中单元类型分为数值单元、字符单元、表样单元。 数值单元：用于存放报表中的数据，需在“数据”状态下输入。数值可直接输入，也可由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值型。 字符单元：可存储字符型数据，需在“数据”状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字或符号，其内容也可以由单元公式直接生成。 表样单元：在包含多个表页的报表中，有许多单元的内容是一样的，如表头、标题等。为此，系统提供了表样单元。表样单元有两个特点：①其内容只能在“格式”状态下输入和修改，在“数据”状态下只能查看；②其内容出现在所有表页的相同单元中。 4．关键字 关键字是一个的特殊数据单元，可以唯一标识某一个表页，用于在大量表页中快速选择某一表页。每张报表可以定义多个关键字，常用的关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日。关键字的显示位置在“格式”状态下设置，关键字的值则在“数据”状态下录入。 5．“格式”状态与“数据”状态