高校建筑工程档案信息化建设和规范管理途径.docx

高校建筑工程档案信息化建设和规范管理途径 摘要：高校建筑工程档案的信息化建设和规范管理对提升档案管理水平和工程业务工作效率具有重要意义。本文总结分析了高校建筑工程档案信息化建设过程中的可鉴经验，探究了信息化建设和规范管理模式，从加大信息化投入、以资料控业务、资源协同共享和信息安全标准等方面给本行业提供了可参考途径。 在大数据时代背景下，建设工程领域对档案管理信息化建设和规范管理愈加关注，逐渐深刻认识到推进建设工程档案信息化建设和规范管理在保障工程项目档案资料的及时性、完整性和安全性，以及提升档案管理水平和业务工作效率方面的重要意义，需要积极探索信息化、数字化改革创新之路。一、高校建筑工程档案管理现状和问题1.从管理要求上来讲，高校档案涉及党务、政务、教学、科研、后勤保障等各个方面，内容极其庞杂且保存年代久远，建筑工程档案并未因其专业性、特殊性和重要性而得到特别关注。与其他档案不同，工程建设从前期立项到施工建设再到竣工验收，整个运行过程都不断产生资料甚至赖以资料推动，已竣工的工程档案也经常被调阅，尤其在遇到后续维修改造、评价审计等，需要查看档案原件，因此其管理更注重“用”而非“存”。学校档案管理部门和工程主管部门仅仅把资料保存好、登记好是远远不够的，而应该探索如何利用数字平台和新技术把档案管理好，更有利于调阅和查找。2.从管理队伍上来讲，工程档案虽然由多个部门移交，但难以实现人人参与、人人负责的管理模式。工程档案也是建设项目的重要内容，但往往由一般管理人员兼职收集和管理，项目管理人员只负责职责范围内的具体工作，缺乏档案管理意识。工程档案管理员在传统模式下，无法起到数据资源平台管理者的核心作用，接收到什么资料就存什么资料，难以体现工程档案资料的价值。3.从创新动力上来讲，工程档案大多数时候被视为业务工作的附属品，实际上任何对项目本身的推进和评价都有赖于工程资料的采集和整理，创新动力不足主要体现在理念落后和投入不足等方面。高校工程管理部门更注重工作实绩，对项目后期管理投入不积极，对保障工程资料管理的投入有待进一步提高，数据信息不能充分发挥应有价值。高校相关管理部门应通过引入新技术手段，创新管理方法来充分挖掘工程档案的价值。二、高校建筑工程档案信息化建设可鉴经验高校档案管理部门一般能参考城建档案馆要求，根据学校基本建设和维修工作的实际情况，制定存档范围和存档年限，要求校内各单位每年按统一格式统一移交档案。而高校工程管理部门通常按项目完成实际情况整理并移交档案，已竣工验收项目资料移交学校档案管理部门后，反而面临调阅程序复杂、时间跨度大的资料难找、管理人员调整等因素，常常让业务人员多跑腿、多操作，直接影响工作效率。工程档案管理信息化建设可有效解决这样的问题，部分高校已经理念先行，在此方面进行了有益探索，积累了许多值得借鉴的管理经验。1.统一思想，增强档案管理现代化理念。高校基本建设和维修工程项目档案与一般房屋建筑和市政基础设施工程档案一样，涉及前期立项、招标和合同签订、施工、竣工验收等各个环节，包含建设工程勘察、设计、施工和监理等过程中形成的文字、图纸等各类资料。档案管理人员可利用数字化平台在档案管理系统中建立项目基本信息，根据项目实际情况制定管理流程图，按照项目计划收集每个环节资料，逐步建立项目数据库，做好原始资料的弃、存、用。2.引入新技术手段，增强信息服务意识。许多高校搭建校园数字化平台，在建设智慧化校园方面进行了有益探索与积极实践，信息管理系统也涵盖了教学科研、行政管理和服务师生等多个方面，利用物联网、数据集成、文档加工、远程管理等新技术，打破信息壁垒，进行档案智能管理系统的设计与开发。比如，山东建筑大学在新校区建设初期，引入物联网理念，在工程档案管理信息化建设方面进行了积极的探索和实践，有效促进了学校的基本建设工作。“将物联网的射频识别技术和无线传感技术应用到工程档案管理中，即构成了一个由无数档案条目节点组成的在线数据库”3.注重数据共享和部门协同，提升工作效率。高校工程档案信息化建设主要侧重于项目数据库开发、网络平台搭建和管理系统建设。高校工程管理部门办公网站一般作为对外进行信息传播和业务服务的互联网平台，而档案的信息化建设更有赖于管理系统的建设。当前，高校积极推进无纸化办公，建立和利用办公系统实现日常行政事务管理。各参建单位也有各自职责范围内的管理系统，但这些系统通常只运行在独立的局域网，相互之间也可能不兼容，资源难以共享。工程立项后即可在系统上新建项目库，按建设阶段，对校外参建单位开通数据上报端口，通过工作流程采集信息，管理员审批通过才算真正实现归档；按部门职责，对校内参建单位开通信息链接端口，及时将立项手续、规章制度、合同、招标中标信息、会议纪要、施工日志、审计报告、验收报告等文