采购申请管理流程.doc

PAGE / NUMPAGES 采购申请管理流程 序号 厂长 财务 采购 车间负责人/分管副总 相关部门 相关规程/表单 1 1 2 2 3 3 4 4 65 6 5 审批 审批 审批 审批 审核 审核 审核 审核 采购到所需物资 采购到 所需物资 汇总采购 汇总采购 需求 汇总采购 汇总采购 需求 执行采购 执行采购 否审核审核 否 审核 审核 替代品采购申请入库使用应急计划申请周计划采购申请表 替代品采购申请 入库 使用 应急计划 申请 周计划采购申请表 提出采购 申请 采购需求计划、采购计划书采购需求汇总表采购管理制度物资请购单采购合同订购单 采购需求计划、采购计划书 采购需求汇总表 采购管理制度 物资请购单 采购合同 订购单 采购申请管理流程说明 流程节点 责任人 工作说明 1 提出采购 申请 相关部门 1.各部门应根据日常经营活动需要，于每周六下班前提出下周物资采购申请； 2.各部门向采购部递交请购单，请购单要说明请购的品名、数量、需求的日期、预算金额、库存数量等 2 汇总采购需求 采购员 采购部根据请购单的内容对采购需求进行汇总，并进行需求分析，制订采购计划 3 库存调查 采购员 查核采购物资库存情况 4 采购预算 采购员 进行采购预算，上交财务部审批 审核 车间负责人 审批采购预算及采购计划的合理性 审核 财务部 对采购申请进行预算复核，并交厂长审批 审批 厂长 对周计划及应急计划进行审批签字 5 执行采购 采购部 采购经理安排采购任务，制订采购作业计划，并组织实施采购工作，参照采购总流程 6 替代品采购 申请 相关部门 1.当不能采购到计划采购物资时，由采购部或所需采购物资部门提出替代品采购申请 2.一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门经理审批，重要物资或者关键物资的替代品采购申请由总经理审批，若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参与 入库使用 采购合格的物资，交由仓储部入库，分发使用 流程工作规范： 时间要求：各工厂库管员每周六下班前提报下周物资请购单，提报给相应的采购员。 规范要求： 各工厂库管员按照规定时间提报书面签字版的计划给采购员；物资请购单周计划需有编制人、车间负责人、分管副总签字后才能提报给采购部，否则，采购部不予处理，物资请购单由采购部汇总后统一找财务及厂长签字。 物资请购单上的库存数量要求务必准确，采购部须对现有库存数量进行核实；物资请购单上的预算金额，前期采购过的可以填前期采购价，不清楚的可以不填，由采购部落实后统一交财务审核。 各工厂提报合格物资采购计划的标准：为提高各工厂计划提报的准确率，目的也是为了计划前端准确性从而提高后面定价环节的效率，加快采购效率；库管员必须在汇总各维修人员提报的计划需求时，要求做到：必须让需求人提报的物资名称、品牌、规格型号、需求数量、现有库存数量、要求到货时间等信息齐全、准确； 应急计划：对于临时出现的紧急物资需求（不在周计划内的），需厂长签字后方可采购，否则，采购部不予处理。各工厂每周应急订单数量不超过3条，超出3条，由工厂自行处理。 加工定制物资，需制定出准确的订单技术规格和技术要求、图纸等，不能以现场看样的方式替代物资应附带的技术规格、图纸资料； 物资请购单报给采购后，由采购员统一汇总，汇总后，由采购员将物资请购单存档。