备品备件管理规程.doc

PAGE / NUMPAGES 备品备件管理规程 分发部门：生产中心各部门、车间（室）负责人，设备管理员，机修工，采购员，财务会计。 一、目的： 明确备品、备件的购买、保管、发放等规定，规范备品、备件的管理，保证设备正常生产和维修需要。 二、范围： 适用于所有设备的备品、备件的管理。 三、职责： 工程设备部对此规程的实施负责。 四、规程： 1 工程设备部编制的厂房、设备年度大、中修维修保养计划经批准后，由设备管理员组织各使用车间（室）的负责人编制年度备品备件采购计划（见附件一）。 2 编制备品备件采购计划的原则： （1） 根据设备运行部件的磨损腐蚀规律，完善备品备件的消耗和储备定额，并根据消耗情况逐年分析，调整储备定额，做到合理储备。 （2） 编制计划时要对市场行情进行调查，选择几家供应商进行质量、价格、售后服务的比较，确定数家供应商作为备选供应单位。调查表（见附件二）要与采购计划一起审核、批准。 （3） 储备定额要与生产计划结合，以满足维修保养的需要和不积压维修资金为原则。备品、备件储备金应控制在设备原值的2~3%以下，资金周期在一年以内。 （4） 备品、备件的规格、型号应与设备配置的要求相同。当使用替代品时，须考察它的标准化程度和安全性，与药品直接接触的备品、备件，其材质、结构须符合GMP的要求，其表面应光洁、平整、易清洗或消毒、耐腐蚀，不与药品发生化学变化或吸附药品。 （5） 备品、备件应简化类型和加速通用化与标准化，以便于采购和减少储备量。 3 备品备件采购计划和调查表由工程设备部负责人负责审核，经生产中心负责人和总经理批准后执行。 4 批准了的采购计划、调查表由工程设备部负责人、设备管理员、财务会计各执一份。另送一份采购计划给物料管理部负责人，由物料管理部负责人安排采购员在规定时间内采购。必要时工程设备部要派专业技术人员进行陪同、指导。购入的备品、备件由设备管理员作好记录台帐（见附件三）。 5 采购： （1） 采购员采购回备品、备件后，连同材料合格证明一起，交设备管理员验收。 （2） 设备管理员必须进行接收检查，填写“备品备件接收检查记录”（见附件四）和“备品备件入库单”（见附件五）。“备品备件接收检查记录”由设备管理员复制一份给财务会计。“备品备件入库单”一式三联，发送如下：第一联，供采购员报帐；第二联，供财务人员付款及对帐用；第三联，供设备管理员登记备查。 （3） 采购员凭“备品备件入库单”到财务报帐，财务人员对照“备品备件入库单”、“采购计划”、“调查表”以及“备品备件接收检查记录”无误后方可给予结算。 （4） 备品、备件不合格，由采购员予以退货、换货等处理，必要时设备管理员协同处理。 6 保管： （1） 入库后的备品、备件由设备管理员负责保管，做到存放整齐，并做好防火、防潮、防腐蚀、防损、防盗等工作。 （2） 财务会计和工程设备部负责人或总经理指定的专业技术人员一起，每季度核查一次。 7 发放： （1） 机修工根据维修保养需要，填写“备品备件领退料单”（见附件六），经上级复核后，由设备管理员发放。 （2） 维修完毕，机修工须将剩余的备品、备件退回，同时交回报废的备品、备件和“厂房、设备维修保养记录”（见SMP-EM-003-00设备维修保养管理规程）。 （3） 设备管理员复核无误后签字并将备品、备件分类存放。报废的备品、备件必须贴上“报废材料标签”（见附件七）放入废品区，由机修工监督。材料报废标签由设备管理员保管使用，并承担由此引起的后果。 （4） “备品备件领退料单”一式三联，第一联设备使用车间（室）负责人留存；第二联，机修工留存；第三联，设备管理员留存。 8 设备管理员必须尽快完善设备备品备件易损件图册、目录，并积极收集、整理公司需用备品、备件的供求、价格、质量等信息，及时存档；各部门在生产实践中必须尽快完善各种定额，以形成有效的保障能力。 9 附件 附件一：年度备品备件采购计划 附件二：需用备品备件调查表 附件三：备品备件收发存记录 附件四：备品备件接收检查记录 附件五：备品备件入库单 附件六：备品备件领退料单 附件七：报废材料标签 附件一： 年度备品备件采购计划 编号：EF-013-00 年度：_______年 使用部门：___________制单时间：_______年__月__日 共__页,第__页 材料名称 型号 规格 图号 建议采用的供应商 期初 数量 订购数量 到货时限 备注 设备管理员/时间： 审核人/时间： 批准人/时间： （注：此单一式四份：工程设备部负责人、设备管理员、财务会计、采购员各一份） 附件二： 需用备品备件调查表 编号：EF-014-00 共__页,