采购过程控制程序确保物料申购与采购做到合理有效.doc

PAGE / NUMPAGES 东莞市XX光电有限公司 编 号 BC-QP-010 页 次 1/8 版 次 A/0 生效日期 2011/ 采购过程控制程序 采购过程控制程序 核 准 审 查 制 订 东莞市XX光电有限公司 编 号 BC-QP-010 页 次 3/8 文件名称 采购过程控制程序 版 次 A/0 生效日期 2011/ 1.0 目的 为了规范和完善整个采购作业过程,确保物料的申购、采购得到合理、有效的管控,特制订本程序. 2.0.范围 适合所有物料的采购、采购入库及不合格品退货的过程实施. 3.0 权责 3.1（副）总经理:采购订单、物料请购单的最终核准： 3.2采购员: 负责物料采购经办，进度跟催及供方沟通管理采购作业，使采购产品符合要求. 3.3资材部经理:审核订购单、监督、指导采购工作 3.4原材料仓管:负责物料数量的验收/保管，将不良物料退给供应商： 3.5品保部: 负责物料品质检验判定： 3.6工程部:所有物料图纸资料及产品BOM资料与材料定额的及时、准确的提供;对采购过程中新开发样板物料进行确认与评估. 3.7PMC:物料的请购申请. 4.0 定义（无） 5.0 作业内容 5.1 生产物料由PMC（物控员）根据《市场销售预测计划》/《BOM》及库存物料情况,填写《请购单》向采购提出申购. 5.2生产常用物料/辅助物料/办公用品请购申批 5.2.1PMC将《请购单》给资材部主管/经理审核，样品物料请购由需求部门提出请购申请,请购理由需详细写明:包括客户名称/规格型号/需求数量/需求日期等详细内容 (必要时需提供BOM/样办/工程图纸等资料)，《请购单》需经请购部门主管/经理审核，（副）总经理核准后交采购，采购主管负责签收、处理。 5.2.2工/治具、检测设备等非生产物料由需求部门以《请购单》方式提出申购,经 部门主管/经理审核,再交（副）总经理核准.经（副）总经理核准的《请购单》统一交到采购部,采购主管负责签收、处理。 5.2.3对于生产产品必须的 (如:锡条/助焊剂/胶水等)辅助性材料由PMC（物控员） 提出请购申请,物控员在根据订单用量以及库存状况提出申请,若在使用过程中超量使用,导致库存不够之情形,仓库应及时向PMC反馈,反馈方式有(邮件/联络函)等方式反馈,避免口头反馈信息. 5.2.4生产中为了保证产品品质而需要请购的辅助性材料(如:手指套/手套/防静电服/工作鞋/帽)等由需求部门直接填写《请购单》经主管/经理审核,再由（副）总经理核准,经（副）总经理核准后再交人事行政 5.2.5 办公用品的请购由需求部门以《请购单》方式提出,经部门主管/经理审核,再交（副）总经理核准执行,经（副）总经理核准后再交人事行政部经理签收,行政部采购员负责对办公用品的采购. 5.3请购申请审核、核准时限: 5.3.1审核时间规定:若为紧急采购材料,《采购订单》于4小时内完成审核、核准,其他常规《采购订单》于8小时内完成审核、核准。 5.4采购作业 5.4.1采购员对接到的《请购单》进行审核,并结合采购周期、最小订购量、在途量、库存状况信息,然后进行采购交期、用量分析,要求采购员在2天内编制完成《采购订单》。《采购订单》需经采购主管/经理审核,由总监核准执行.《采购订单》传至供应商前需再次确认产品名称、型号、尺寸规格、数量、交货日期、图文字唛、技术要求等项目。采购信息应清楚地注明在《采购订单》上或附在后面,无误后方可传至供应商. 供应商必须是经我司评监督考核并列入《合格供应商目录》的供应商. 5.4.2《采购订单》发出后要求供应商在两日内进行确认并签名回传.若超过时限,采购员应及时联络供应商了解情况后再做相应调整(如是否需要更换供应商). 采购订单若发现有无法达成交期、用量要求时,采购员与供方进行沟通,如仍无法达成要求的,采购员于2小时内将信息反馈给采购部主管/经理和物控员处理，如须更改《请购单》的,在征得PMC主管/经理同意后,方可更改《请购单》（物控员须在更改处签字、确认），若正常,则按《请购单》要求重新编制《采购订单》传至供应商确认回签. 5.4.3采购将采购物料信息登入《采购物料跟踪表》并严格按照《采购物料跟踪表》时间催促供应商在规定的期限内完成交货并保证产品质量。 5.4.4采购部需将供应商回签的《采购订单》在2天内提供一份给财务做审查对帐. 5.5采购物料打样确认 5.5.1采购过程中采购员向非合格供应商订购材料或合格供应商未提供过我公司所要订购之材料而向其订购,如我公司有要求供应商