采购控制管理程序.doc

PAGE / NUMPAGES 深圳市兴亚星科技有限公司 SHENZHEN XINGYAXING TECHNOLOGIES CO.,LTD. 文件名称：采购控制程序 文件编号：QP – 704 制订日期：200 会 签 栏 部门 负责人 部门 负责人 部门 负责人 生产部 技术部 市场部 资材部 品质部 编 制 审 核 批 准 1.目的: 规范采购工作流程、加强原材料采购的管理，对需采购的原材料从合同、 订单到结算的全过程进行有效控制，确保所采购的原材料符合本公司规定 的要求，保障原材料的供应，控制物料成本。 2.范围:适用于公司所有原材料、生产辅料采购作业的全过程。 3.职责: 3.1.资材部采购负责供应商寻找与选定、采购合同协商签订、下达订货通知单、交 货期限跟催及订单变更作业。 3.2.资材部PMC负责物料需求计划编制核对及更改作业。 3.3. 总经理负责签批采购合同及订货通知单（2万元以上）。 4.定义(术语):无. 5.工作程序 5.1.原材料、生产辅料采购作业流程图:( 附件一) 5.2.供应商选定及采购合同签订: 5.2.1.资材部采购人员必须掌握和了解市场供需信息,熟悉相关原材料理化性能及参数、价格、生产厂家经营状况和资金情况，并寻找供应厂商。 5.2.2.资材部采购根据同行厂家所用材料的情况及其它渠道的信息,经分析后初步确定几个管理体制好,质量可靠,信誉好的生产厂家作为候选供应商。 5.2.3.资材部采购向候选供应商发出公司资料或要求,并请候选供应商提供少量样品及初步报价,样品确认依据《样品确认作业指导书》执行作业。 5.2.4.资材部采购根据原材料的品质、价格情况经分析确定部分供货厂商进行议价定价作业。所有单价均需厂长审核，总经理批准后方可执行正式采购，否则财务有权拒绝付款。 5.2.5.合格供应商的确定应按《供应商选择与评估控制程序》执行。 5.2.6.经确定的供应商,与其签订《采购合同》，双方代表签名、盖公司“合同专用章”后正式生效。 5.3.采购原材料控制作业: 5.3.1.根据《生产排期计划》,并结合仓库库存情况,由资材部编制《物料需求计划》。 5.3.2.资材部采购根据《物料需求计划》，查询核对《物料供货周期一览表》，安排采购工作。 5.3.3.根据《物料需求计划》的实际需求量,采购员开具《订货通知单》送厂 长审批（2万元以上总经理批准）后，加盖公司“合同专用章”生效。 5.3.4.《订货通知单》由资材部采购员传真或转交供应商，并负责跟进确认 结果，要求供应商及时反馈信息。 5.4.采购跟催作业: 5.4.1.资材部采购员跟催《订货通知单》执行情况，要求检查、督促供应商按规定交期按质按量交货,必要时开具《催货通知单》进行跟催作业。 5.4.2.公司需要调整《物料需求计划》时,资材部须及时提供更改后的《物料需求计划》给采购,采购同供应商协商《订货通知单》的变更事宜，并将变更情况及时反馈PMC。 5.4.3.原材料到货后按《仓储控制程序》执行作业。 5.5.紧急采购:如因生产配套或其它原因须紧急采购的原材料时,由资材部PMC填写《物品申购单》经厂长审核批准后按规定执行采购。 5.6.付款规定: 5.6.1.供应商应于每月25日前把上月供货物料的数量、单价开具《对帐单》至财务部。 5.6.2.财务部根据《订货通知单》、《物料入仓单》和《退货单》进行核对，如数量、单价相符，对帐员在《对帐单》上签名，经确认后，回传给供应商。 5.6.3.供应商接到传真后开票给财务对帐员,以作为付款凭证. 5.6.4.财务部对帐根据《采购合同》、《订货通知单》、《物料入仓单》、《退货单》、《对帐单》、《来料挑选扣款通知单》、票据填写《付款通知书》经相关人员审批并传财务部。 5.6.5.财务部接到《付款通知书》审核后，根据《采购合同》规定的结算方式进行财务结算。 5.6.6.所有的付款须经总经理批准后,方可执行. 5.7.其他物品采购依据《物品申购管理规定》执行。 6.相关文件: 6.1.《供应商选择与评估控制程序》 6.2.《仓储控制程序》 6.3.《物品申购管理规定》 7.质量记录: 7.1.《采购合同》FM704-01 7.2.《订货通知单》FM704-02 7.3.《物料入仓单》FM704-03 7.4.《退货单》FM704-04 7.5.《对帐单》FM704-05 7.6.《付款通知书》FM704-06 7.7.《付款通知书》FM704-07 7.8.《催货通知单》FM704-08 7.9.《来料挑选扣款通知单》FM704-09 7.10.《物料供货周期一览表》FM70