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7.3 使用邮件合并技术批量处理文档 7.3.1 认识邮件合并 7.3.2 使用合并技术制作信封 7.3.3 使用合并技术制作邀请函 7.3.1 认识邮件合并 运用邮件合并功能解决实际任务的基本过程如下： （1）建立“主文档” 建立“主文档”就是建立一个主文件，保存邮件合并中固定不变的信息，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。 （2）准备好“数据源” 数据源就是存放邮件合并过程中变化部分的数据表文件，通常是一张二维表格。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 实际工作中，数据源通常现成存在，不必重新制作。比如制作大量客户信封。客户信息保存在Exce文件中， 包含“姓名”、“职务”、“单位”、“地址”、“邮编”等制作信封需要用到的字段。若没有，则要根据需要进行建立“数据源”文件，实际工作中常使用Excel制作“数据源”文件。 （3）把“数据源”合并到“主文档” 建立“主文档”、“数据源”后，可将数据源中相应字段合并到主文档，“ 数据源”表格中记录行数决定主文档生成的份数。 整个过程将利用“邮件合并向导”进行。邮件合并功能可以手动进行，也可以通过“邮件合并分步向导”完成。 7.3.2 使用合并技术制作信封 根据现有文件创建信封，具体操作步骤如下： （1）创建主文档。打开Word 2010文档编辑软件，新建一个空白文档； （2）选择“邮件”选项卡“创建”组中的“中文信封”选项，弹出 “信封制作向导”对话框，开始分步制作信封； （3）在开始向导窗口中点击“下一步”，弹出 “信封样式”向导，根据需要选择信封样式以及各选项，并单击“下一步”按钮，弹出 “信封数量”向导，其中出现两个选项“键入收件人信息，生成单个信封”和“基于地址簿文件，生成批量信封”。 7.3.3 使用合并技术制作邀请函 邮件合并技术不但能批量制作信封，还能批量制作邀请函，分布制作邀请函的具体步骤如下： （1）创建主文档。打开Word 2010文档编辑软件，新建一个空白文档，按格式输入邀请函中固定不变的内容，并设置适当格式，变化的内容等待邮件合并中数据源的选择； （2）选择“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“开始邮件合并”选项，在弹出的下拉列表中选择“信函”选项，开始邀请函的制作； （3）单击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“选择收件人”选项，弹出下拉列表，若收件人列表不存在，选择“键入新列表”选项；若收件人列表存在，选择“使用现有列表”选项，打开“选择数据源”对话框，从中选择收件人信息所在的文件，可以是Word文档，也可以是Excel文件。若为Excel文件，还要进一步选择工作表； （4）将光标定位在主文档需要插入合并域字段的位置，如定位在“尊敬的”之后，单击“邮件”选项卡“编写和插入域”组中的“插入合并域”选项，弹出下拉列表，从中选择需要插入的合并域，即字段或者使用规则计算后的表达式，例如：姓名和职务两个合并域。如果需要对字段进行计算，单击右侧的“规则”按钮进行设置。 （5）可以通过“预览结果”组在完成合并之前对合并结果进行预览。 （6）单击“邮件”选项卡→“完成”组→“完成并合并”选项，弹出下拉列表，单击“编辑单个文档”，弹出对话框，从中选择全部，所有记录对应的的邀请函将保存在一个新建的word文档中，可以对其进行修改后保存。 第8章 Excel 2010基础 吉林师范大学计算机学院 第8章 Excel 2010基础 电子表格处理软件Excel 2010是办公软件Office 2010的重要组件之一，是一款主要进行数据处理的常用软件。它能够方便的制作各种电子表格，帮助人们快速地记录与整理数据，进行数据统计，数据分析，以图表形式显示数据，还可以通过局域网或Internet与其他用户协同工作，方便信息传递和共享等。 本章以中文版Excel 2010F为例，介绍Excel的主要功能与基本操作方法。主要内容包括Excel 2010中文版工作表的建立与编辑操作、格式化工作表等。 吉林师范大学计算机学院 8.1 Excel 2010的基本操作 本节主要介绍Excel 2010的工作窗口的相关概念及基本操作方法，通过本节的学习，我们可以掌握Excel 2010的基本操作。 吉林师范大学计算机学院 8.1.1 Excel 2010的工作窗口 启动Excel 2010，进入Excel 2010的工作窗口，窗口由快速访问工具栏、标题栏、功能区、编辑栏、工作表标签、工作表区、状态栏等部分组成。 吉林师范大学计算机学院 8.1.1 Excel 2010的工作窗口 名称框：用来显示当前选定的单元格（或区域）的地址或名称。 编辑栏：用户输入和编辑单元格中的数据或公式的位置。 工作表：工作表编辑区占据了整个窗口最主要的