项目五归档文件的整理.pptx

纸质文件处理程序示意图;收文处理程序示意图;网上收文处理签; ;发文处理程序示意图;网上签发文件;陈兆梧教授1986年提出文件的运动周期“四分法”观点; 第一阶段——文件制作产生阶段：加工处理信息材料，创造并记录信息，制成文件正本，使之具有法定效用的过程。 第二阶段——文件现实使用阶段：文件处于传递、运转、处理过程中，为实现管理目标在现实工作中发挥实际效力的阶段。; 第三阶段——文件暂存阶段：办毕文件除其中失去保存价值者予以销毁外，其余文件（国外又称休眠文件）暂时保存在机关档案室（或档案部门），过一段时间视实际需要决定最终归属的阶段。 第四阶段——文件永久保存阶段：文件存入档案馆阶段。经过鉴定、筛选后，其中具有永久查考价值者转化为档案，进入档案馆保存的阶段。;项目五1 归档文件的整理; 一、归档文件整理的涵义 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位进行装订、分类、编号、编目、装盒，使之有序化的过程 现阶段应作为文书档案保存的各种纸质文件整理的方法主要是两种：传统的案卷级整理（立卷）； 改革后的文件级整理 办毕公文指完成了公文处理程序的公文。 包括两层含义（1）发文部门制作文件过程的结束； （2）收文机关对文件信息所传递的指令、任务已经处理完毕或者处理程序运转完毕，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。 ;二、 归档文件整理的原则（教材57页）;立卷时要遵循文件材料的自然形成规律和特点，维护文件之间的有机联系。 主要内容 （一）文件之间存在固有联系 文件的形成和运动不是任意的，而是伴随着各机关、团体和社会组织的职能活动产生的，有其规律和特点。 一份份文件结合起来考察可以清楚显示出某一项管理活动开始、继续、结束的全部面貌。 ; 针对同一项工作、同一问题的一组文件总是具有共同特征： □主题相同——引进××设备；员工招聘 □作者或级别相同——市属各中学、某总公司 □文种相???——订货合同、会议纪要、通知 □制作时间相同——2004年上半年、2003年第一季度 □文件形式、物质载体相同——××报表、照片 □保存价值相同——永久、长期、短期 ;形成规律和特征是文件之间有机联系的具体表现，既反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。 因此文件之间固有的联系和规律及其自身特点是文件归档的重要依据；按此归档，才能维护机关活动真实的历史面貌；才能为机关工作提供依据和凭证。;（二）维护文件之间的固有联系; ;;立卷时保持 一个机关、 单位文件 之间的联系 ;保管与利用原则;（一）区分文件的保存价值; 通过区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案室进行保管利用，以及到期移交进馆提供了方便。具体操作：， 《规则》从分类开始，即将不同保管期限的文件从实体上区分开来，各级档案部门对不同保管期限的文件提出不同的整理要求。 【案例】 短期卷文件可以简化整理要求（装订、排列允许直接按形成时间或文号排列）;联系原则和保管与利用原则的关系;(1) 集中立卷形式 即将归档整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行的形式。 适用于小型机关单位及其理由 ;1. 集中式;（1）涵义：一个社会组织的全部文件工作，除部分撰拟与承办由有关职能部门承担外，其他都集中于中心机构——办公厅（室）进行。 （2）特点：有利于系统、全面地安排、规划和控制整个机关的文件工作，但缺乏灵活性。 （3）适用范围： 小机关、基层单位 职能单一、机构层次少且不稳定，职能分工不明确，文件数量少的中型机关。;2.分散式;（1）涵义：将一个组织或单位的文件工作，分别由其办公部门（文件工作中心机构）与各职能部门（文件工作分支机构）及其专兼职文件人员承担。 （2）分工形式： 按照文件内容和涉及范围划分 按照不同的处理程序划分 ;（3）特点：具有较强的灵活性和适应性；整体控制能力和各部门相互协调能力相对减弱。应采取一定措施加强办公部门的信息指导、监督以及控制力度，以保证整个组织文件管理效率的最大化。 （4）适用范围：规模较大且部门分工高度明确，职能单一的机关；办公驻地分散的一般大中机关。 ;3. 复合（混合）式;（1）涵义：即在一个社会组织内同时采用集中和分散两种形式组织文件工作。 一部分职能部门成为独