秘书会议管理课件.pptx

学习准备;想一想;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作; ;1、制定会议方案的一般原则 减少会议次数原则 严守时间原则 会议通知的明确性原则 缺席迟到的事前联络原则 效率性原则 ; 2．会议筹备方案的内容 确定会议的主题与议题 确定会议的名称 确定会议的议程 确定会议的时间和日期 确定会议所需设备和工具 ;确定会议与会代表的组成 确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作 确定会议经费预算 确定会议住宿和餐饮安排 确定会议的筹备机构 ; 可信公司技术训练专题研讨会筹备方案 一、会议主题：为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。 二、会议的时间、地点：拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。 ;三、参加会议人员：公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。 四、会议议程：会议由主管副总经理主持。 上午：1、总经理做关于技术训练问题的工作报告。 2、培训部总监专题发言。 3、生产部总监专题发言。 下午：1、分组讨论。 2、人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。 3、主管副总经理做总结报告。 ;五、会议议题： 1、技术训练与提高企业综合竞争力。 2、技术训练与技术创新。 3、如何提高技术训练的质量。 4、技术训练方法的再讨论。 六、会场设备和用品的准备：准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。 ;七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。 1、总经理的工作报告。 2、培训部、生产部总监的专题发言稿。 3、公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。 4、副总经理的总结报告。 八、会议服务工作：由行政部综合协调。 附：1、会议通知。 2、会议日程表。 ;会议的构成要素;1．主题 会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会”的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。 2. 议题 会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干项的，如“双代会”召开的议程中包括的内容。;1．确定会议的时间 如企业新闻发布会就要避开“两会”期间 2. 会议议程与会议日程 会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排 ;安排会议议程和日程要注意的问题 1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因 2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议 3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。 4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。;大中型会议的议程一般安排： ·开幕式、上司和来宾致辞 ·上司做报告 ·分组讨论 ·大会发言 ·参观或其他活动； ·会议总结，宣读决议； ·闭幕式。 ;会议议程示例 英豪公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 一、宣布议程。 二、说明有关人员缺席情况。 三、宣读并通过上次会议的记录。 四、东部地区销售活动的总结。 五、销售一部关于团队沟通问题的发言。 六、公司销售人员的招聘和重组。 七、销售二部经理的人选。 八、下季度销售目标。 ;会议日程表示例：;会场位置必须让上司和与会者方便前往 会场的大小应与会议规模相符 场地要有良好的设备配置 场地应不受外界干扰，应尽量避开闹市区 选择会议地点应考虑有无停车场所 场地租借的费用必须合理 ;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;会议通知示例 ;第四章 会议管理工作;任务一: 拟定一个会议方案;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;会场类型;会场类型;第四章 会议