电子文件归档与电子档案管理.ppt

电子文件归档与电子档案管理 最好的沉淀 理解电子文件与电子档案 当前电子文件归档与电子档案管理发展情况 信息环境下文档业务管理的变化 电子档案规范化管理模式 理解电子文件与电子档案 ——— 什么是电子文件？ 国际标准ISO15489－1：2001《信息与文献 文件管理 第1部分：通则》（已被采纳为国家标准GB/T26162.1－2010）指出：”文件“是指”机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和具有查考作用的信息。“ 内容：文件所包含的表达作者意图的信息 结构：文件内容信息的组织方式和表达方式 背景：文件之间的相互关系、形成文件的业务活动、 文件的技术环境 文件三要素 支撑文件凭证价值的信息 理解电子文件与电子档案 ——— 什么是电子文件？ 《电子文件管理暂行办法》中的定义如下：“电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。” 应业务需要、 在业务活动中产生 办公自动化系统产生的电子公文 计算机辅助设计产生的CAD文件 网上购物产生的电子订单 具有原生性 具有归档价值 理解电子文件与电子档案 ——— 什么是电子档案？ 《电子档案移交与接收办法》所称电子档案，是指”机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。“ 电子文件是指可以经过归档成为电子档案的文件 电子文件归档后称电子档案 理解电子文件与电子档案 ——— 电子文件电子档案 理解电子文件与电子档案 ——— 电子文件管理的意义 第一，电子文件是处理公务的凭证和工具，加强电子文件管理是保障经济社会运行、维护公民合法权益的内在要求 。 理解电子文件与电子档案 ——— 电子文件管理的意义 第二，电子文件是国家的核心信息资源，加强电子文件管理是开发利用信息资源、保障国家信息安全的迫切需要。 理解电子文件与电子档案 ——— 电子文件管理的意义 第三，电子文件是历史文化的重要承载，加强电子文件管理是记录国家历史、传承民族记忆的重要使命。 理解电子文件与电子档案 ——— 电子文件管理的目标 真实：电子文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后保持不变，与形成时一致。 完整：每份电子文件的要素（即内容、背景和结构）没有缺损、没有被篡改和删除。 安全：电子文件在授权范围内使用，未发生泄密、丢失。 可用：电子文件可以被检索、读取和理解。 理解电子文件与电子档案 ——— 电子文件管理标准体系框架 理解电子文件与电子档案 ——— 电子文件管理标准体系框架 1. GB/T 29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》 2. GB/T 31913-2015《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》 3. GB/T 31914-2015《电子文件管理系统建设指南》 4. GB/T 33190-2016《电子文件存储与交换格式版式文档》 5. GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》 6. DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》 7. DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》 8. DA/T 48-2009《基于XML 的电子文件封装规范》 9. DA/T 49-2012《文书类电子文件长期保存格式规范》 理解电子文件与电子档案 ——— 什么是电子文件的元数据？ 国家标准《信息与文献 文件管理 第1部分：通则》（GB/T26162.1－2010/ISO15489－1：2001）的定义：”在文件管理领域，元数据是指描述文件内容、结构、背景以及管理过程的信息。“ 电子文件元数据 的描述对象 电子文件内容、结构、背景 电子文件管理过程 证明电子文件具有凭证价值的工具 有助于保障电子文件准确性、完整性、可用性 理解电子文件与电子档案 ———什么是电子文件元数据标准？ 档案管理视角下的 电子文件元数据 各类元数据标准 传统的目录数据 数据结构、格式、支撑软硬件环境的数据 描述电子文件产生背景、形成过程的数据 形成 整理归档 封装转换 移交迁移 电子文件元数据方案 当前电子文件归档与电子档案管理发展情况 ——— 学科发展情况 1.理论支撑：