国际化企业通用管理文案(213)传真机使用管理办法.pdf

精心整理 制度名 传真机使用管理办法 电子文件编码 页码 1-1 GLWA213 ××公司传真机使用管理办法 第一条 传真机的使用申请、 登记、维修、罚则等作业悉依本办法的规定办理。 第二条 传真机设置于各营业处管理组内， 由总务助理人员负责其收发、 登记、 统计、报告等作业。 第三条 传真机的使用， 仅限定业务上的连接， 非业务 ( 私用 ) 一律禁止文件的 收发 ( 传真 ) 事宜，倘有非业务使用者，初犯记小过，累犯记大过处分。 第四条 凡各营业处业务员、 科长、业务经理 ( 含以上主管人员 ) 因公须使用传 真机时， 应填写 “文件传出申请单 ”并附有关传真文件及说明理由， 经业务经理批 示后，送总务助理员办理。 第五条 总务助理员凭 “文件传出申请单 ”之核定后，才得办得对外传送作业， 作业完毕应登记于 “文件传真传出登记簿 ”内，原稿发还原申请人。 第六条 文件对外传送后， 在 “文件传真传出登记簿 ”内须记明发文编号、 申请 人姓名、传真日期、日期、时间、事由、收文人姓名、收文 ( 电传) 号码等，于每 月底影印一份后， 翌月一日 ( 下班前 ) 送总管理处核阅， 逾期未报时， 主办人员应 记警告处分。 第七条 凡外来公务文件 ( 含内部 ) 传入时，由总务助理员登记于 “文件传真传 入登记簿 ”内并记明来文编号、 来文者姓名、 传真日期、 时间、事由、经办 ( 收文 ) 人姓名等，于每月底影印一份后翌月一日 ( 下班前 ) 呈总管理处核阅，逾期未报时， 主办人员应记警告处分。 第八条 总务助理员因公外出或下班时， 由其他总务人员暂代行其职务， 并确 实作好开关机 ( 例假日、休假日一律关机 ) 作业。 第九条 总务助理员应随时注意纸张及机器之维护，倘需申请纸张或维修时， 应通知采购办理。 第十条 本办法经呈准后公布实施，修正时亦同。 签发人 责任人签名 精心整理