会议制度管理办法.pdf

会议制度管理办法 ?一、目的 ? ??? 为规范各专业会议的有序组织和管理，确保会议召开的质量和效率，使工作沟通更加顺 畅，结合各专业实际情况，特制定本规定。 ? 二、组织会议要求 ? （一）凡是会议，必有准备：永远不开没有准备的会议，在会议前，必须把会议材料提前发 给与会人员， 与会人员要提前看材料并做好准备， 不能进了会议室才开始思考。 没有准备好 的会议必须取消。 ? （二）凡是会议，必有主题：开会必须要有明确的会议目的，为会议准备的资料，必须显示 会议主题。会议的主题，要事先通知与会人员。 ? （三）凡是会议，必有纪律：主持人担任会议纪律检查官，在会议前先宣布会议纪律，对于 迟到要处罚， 对于会议不按流程进行要提醒， 对于发言带情绪要提醒， 对于开小会私下讨论 的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。 ? （四）凡是会议，会前必有议程：在会议之前要有明确清楚的会议议程，会议组织人员要在 APP （口袋助理）下发会议通知时告知各参加会议的人员， 使他们能了解会议的目的、 时间、 内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。 ? （五）凡是会议，必有结果：开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大 家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议主持人设置时间提醒， 会议中有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言， 会议时间最好控制在 0.3-1.5 小时以内， 太长的时间会超过人的疲劳限度。 ?? 会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达 成决议并确认的结论，马上进入执行程序。 ? （六）凡是开会，必须守时：设定时间，准时开始、准时结束 ? （七）凡是开会，必有记录：一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会 议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要。 ?? 多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。 会议 记录必须在会后当天通过 APP 发通知告知全部与会人员，主送主管领导及项目经理。 （八）凡是散会， 必有事后追踪： 记住 散会不追踪，“ 开会一场空 ”。建立会议事后追踪程序， 会议每项决议都要有跟踪、 稽核检查， 如有意外可及时发现适时调整， 确保各项会议决议都 能完成。 ? （九）三个简单却很有意义的公式： ? １、开会 + 不落实 = 零 ? ２、布置工作 + 不检查 = 零 ? ? ３、抓住不落实的事 + 追究不落实的人 = 落实 ? 三、会议分类 ? （一）专业周会制度 ? １、会议组织者：专业周会由各专业主管指定人负责，主要职责： （１）会议的通知、会议资料的收集、整理及根据要求发放给所有参会人员、会场布置； （２）做好会议记录，控制会议进程； （３）整理会议纪要、监督并跟踪会议决定事项的执行情况； （４）会议所有准备及跟踪情况向专业主管直接汇报。 ? （5 ）无特殊情况容县、北流、平政各专业例会由维护站主管或指定负责人组织。 ３、参会人员： 各专业所有员工 （有线专业乡镇装维人员未能参加会议者， 会议公布决议等 内容，务必用微信、电话或短信通知到本人）。由于出差或是其他原因不能参会，应提前向 会议主持人和专业主管请假， 得到批准后才能不参与， 但会后需认真学习研读会议内容， 有 意见和建议及时与主持人反馈沟通。 ? 四、会议要求 ?