如何使用Word样式提高工作效率.pptx

打造职场核心竞争力职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器高 级 办 公 软 件（第５版）市场营销系EMail:xznu001@163.comBBS:0/bbs第02讲使用Word样式提高工作效率徐州师范大学管理学院宋庆军EMail:xznu001@163.comBBS:0/bbs徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页第02讲 使用Word样式提高工作效率一、学习目标二、样式的概念与应用1.理解样式的概念2.使用现有的样式格式化文档三、创建个性化的样式1.使用“修改法”定制现有样式2.使用“命名法”创建个性的样式3.使用“从头创建法”创建自己的样式4.修改“正文”样式徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页第02讲 使用Word样式提高工作效率四、样式的管理1.重命名和删除无用的样式2.查找和替换样式3.样式添加快捷键五、样式应用体验六、小结徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页第02讲 使用Word样式提高工作效率使用好Ｗord,以提高工作效率，使工作变得轻松些的途径有很多，但是，样式绝对是重要的途径之一。 为什么要这样说？我们可以回想一下日常运用Word工作时的情形。除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上。而样式则正是专门为提高文档的修饰效率而提出的。花些时间学习好样式，可以让工作效率成倍提高、节约大量的时间，因此学好样式的使用是非常有意义的。徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页一、学习目标1.如何利用样式快速地格式化文档? 这个任务比较具有通性，大部分使用Word的朋友都需要格式化文档，而且希望高效率地完成这个工作。 2. 如何让企业的公文具备统一的格式? 在企业中常常利用Word制作公文，好好地利用样式，是实现这个目标的有效途径之一。 徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页二、样式的概念与应用1.理解样式的概念2.使用现有的样式格式化文档徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页1.理解样式的概念 所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式名称。通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更概括地说：样式就是指被冠以同一名称的一组命令或格式的集合。徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页1.理解样式的概念举个例子，比如在某个报告文档中，要设置所有说明性段落的格式为“小四号、左对齐、倾斜、下划线”等，那么我们就可以利用样式把这组参数组合，赋予它一个形象的名称——“说明样式”。于是，在修饰报告中其他的说明性段落时，就可以直接利用“说明样式”就可以了。 下面我们将在“思科乐器销售概要(原始文件)”案例文档中，逐步学习操练关于样式使用的各种基本技能，掌握了这些技能后，我们就可以轻松高效地完成前面提出的应用任务了。 徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页2.使用现有的样式格式化文档本小节的学习目标是学会打开“样式和格式”任务窗格，并且使用已有样式格式化文档。 1. 启动Word2003，打开“基本应用能力培训(原始文件)”，即案例文件一。 2. 我们可以通过两种方法打开“样式和格式”任务窗格：一是单击工具栏上的“格式窗格”按钮(图1)；二是如果“新建文档”任务窗格已经打开，则单击其顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“样式和格式”命令(图2)。 徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页2.使用现有的样式格式化文档图1徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页2.使用现有的样式格式化文档徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页2.使用现有的样式格式化文档3. “样式和格式”任务窗格打开之后，我们可以看到它的列表中列出了现有的几种样式，如“标题1”、“标题2”等。下面我们将练习使用这些现成的样式。 4. 在案例文件中，大家可以看到相应标题后面的括号中标明了该标题的等级。现在把插入点定位于“执行概要(标题1)”段落，然后用鼠标点一下“样式和格式”任务窗格中的“标题1”，这时可以看到插入点所在的段落被应用了“标题1”样式(图3)。 徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页2.使用现有的样式格式化文档徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页2.使用现有的样式格式化文档5. 接下来用同样的方法为案例文档其它的标题指定相应的标题样式，全部完成后请保存一下文件。 徐州师范大学管理学院 Copyright?2008 共69页三、创建个性化的样式通过上面的操作，我们已经学