办公软件培训系列之excel.pptx

Office 軟件Excel 培訓教材;;一、 Excel97簡介;;三.檔 案 操 作;;3.4 關閉檔案;4.1 Excel中的數据類型;4.3 Excel中的區域選擇;4.4.2 輸入數值型數据(數值型數据默認為右對齊): 有效字符為:數字字符(0~9)、+、-、/ (分數)、%、￥等. 為避免系統將輸入的分數當作日期,應在分數前面加上空格. 如果要將輸入的數字按文字型數据處理(如:郵編、電話等)應在數字前面加上單引號, 如: 表示這是一个文字型數据而不是數值型數据,它將不參与任何計算操作. 如果要改變數字的顯示格式. 方法:選定要修改格式的儲存格,擊右鍵選“儲存格格式”→“數字”選項→選取“類別”,如:數值、貨幣、百分比 等.或簡單地使用工具列上相應格式按鈕實現;4.4.4 輸入系列數据:;六、設置表格格式;七、數据編輯;八、調整表格;8.3 調整表格大小;9.2.1 設置頁面;;10.1.2 顯示公式:Excel并不在儲存格中顯示公式,儲存格中顯示的是計算結果,如果要查看某个儲存格的公式,則用鼠標點擊此儲存格,在編輯欄中即可看到相應的公式.;10.1.4 公式中儲存格地址的引用方法:1)相對引用:將公式复制到新位置時, 例如,=F3+G3-H3,如果該公式被复制到I6儲存格,則公式自動變為F6+G6-H6這就是地址的相對引用,即公式在复制時儲存格地址隨复制而改變.2)絕對引用:有時我們在复制公式時,不希望公式中的地址隨复制而改變,如:I欄每個儲存格的公式均為F3+G3-H3,這時就要用到絕對地址引用.絕對引用就是公式在复制時不改變儲存格地址.在儲存格字母和數字前都加上一個“$”符號就將地址變成絕對地址.如:要實現上述操作應把公式修改為:$F $ 3+ $ G $ 3- $ H $ 3. 3)混合引用:在公式地址中即有相對引用又有絕對引用稱為混合引用,如:A$1或$A1;當公式不是被复制到一列(欄)而是一個區域時常使用混合引用 ,例如下圖: ;函數是由系統預先設置好的复雜公式,用于對指定區域內的數据 實施一系列的操作,例如:要計算從A1到H1儲存格數值的合計用公 式A1+B1+C1+……+H1可以實現.使用SUM函數可代替這一串公式 .簡化我們的輸入.Excel中共有數百种函數。函數均由以下三個部分組成.=函數名(儲存格地址范圍) 建立函數的方法如下: 10.2.1 直接輸入法:選擇要輸入函數的儲存格???輸入等號(或點擊編輯欄左邊的編輯公式按鈕“=”)→從左邊名稱欄中選擇函數→出現如下對話框:;10.2.2 使用函數向導;11.1 建立數据清單;在建立清單過程中,輸入的數据一般是無序的,如果數据量較大 而要查詢某些數据時會比較麻煩,這時可對數据庫進行排序,排序后數据庫中數据的排列次序發生改變. 11.3.1 普通排序 首先決定按什么字段排序,每個用來排序的字段都叫做關鍵字,排序時可以簡單地對一欄排序對也可最多同時對三欄排序. 一欄:如果僅對一欄排序,我們將光標停在這一欄的任意儲存格中→ 點擊工具列上的 “遞增排序”、“遞減排序”按鈕實現排序. 【注：1) 不要選取排序欄,否則只對此欄數据排序,其余欄數据不動. 2) 在Excel中公式可以參与排序. 】 多欄:如果一欄中有相同數据,使記錄不能分出先后,那么我們可以再選取一列進行排序,Excel中可以同時最多對三列進行排序. 方法:將光標停在數据清單中的任一儲存格中→“資料”→“排序”在出現的對話框中選擇 “主要鍵” 、“次要鍵”和“第三鍵”以及排序的趨勢.;11.3.2 特殊排序 在排序中,對於象月份、星期、季度這樣的數据,我們不希望 按筆畫或拼音的字母順序進行排序而是希望按日常習慣進行排 列.那么我們需要使用特殊排序功能. 方法: 我們將光標停在要排序的任意儲存格中→“資料”→“排序” 在出現的對話框中選擇“主要鍵”以及排序的趨勢→“選擇”→在“自定義排序次序”中選擇需要的序列(如:月份序列、星期序列等,如果以前我們自己定義了序列,那么在此處也可看到相應序列)→“确定”.;;注意： 篩選出的記錄列標和篩選欄的下拉箭頭均為蘭色,其余列被隱藏. 點擊任一字段名右邊的下拉按鈕,選“全部”則可將所有數据再次顯示出來. 將光標停在表中的任一儲存格中→“資料”→“篩選”→再次選擇“自動篩選” 可取消自動篩選功能. 對于文字型數据注意運算符的選擇.如： 查找姓王的同學:運算符為:“等于”,數据为:“王*” 查找姓王,名字為三個字的同學:運算符為:“等于”,數据為:“王??” 查找姓名中有“王”字的同學:運算符为:“包含”,數据為:“王”;;;11.5 條件區域輸入