行政部管理职责与制度.docx

岗位职责 行政部经理 工作概要 处理公司的行政事务和对外联络事务，充分发挥行政部的协调、服务和管理功能。协调公司内部各部门、办公室各职能主管之间以及公司外部与政府有关部门、社区有关方面之间的关系；负责公司行政部的日常工作；贯彻执行上级的指示决议，检查督促各部门的工作落实情况；做好后勤服务工作。 二、岗位职责 1．全面领导行政部工作并具体主持行政事务工作，制定本部门每年、每月和每周工作计划。 2．管理行政部人员编制。 3．负责制订公司的行政规章，经总经理签发后督促各部门贯彻执行，并注意收集执行情况，从公司的实际出发，不断完善公司的规章制度。 4． 负责联络公司各部门的工作进展情况，注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题，并向总经理报告。 5．负责协调公司各部门之间的关系，努力发挥公司的整体组织优势。 6．负责安排、督导办公室各职能主管的工作，确保办公室各项功能的有效发挥。 7．负责审批各部门采购计划，组织安排人中同按计划实施物资采购。 8．根据总经理指示，负责安排公司的各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工作，组织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯彻落实情况，并及时编写公司的大事记。 9． 负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。 10．指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。 11．按照总经理的指示搞好专项调查研究，拟写调查报告，为总经理提供决策依据。 12．负责拟写公司的阶段性工作总结和工作规划，编制行政开支预算。 13．严格管理和使用印章、介绍信，需经签字批准并进行登记后方可用印。 14．组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。 15．负责对外合同的审核盖章及对外事务协调，审查公司内部文件、记录及内刊。 16．管理公司车辆，合理调度使用，安排人员进行年审，办理车辆保险事务。 17．组织与安排公司活动。办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。 18．管理公司员工及住房，管理环境卫生，负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。 19．安排外来宾客的住宿。 20．组织落实公司关于创建文明单位和文明班组的计划和部署，抓好公司的两个文明建设。 21．负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系，搞好对外合作，并根据总经理的要求参与有关的社会活动。 22．认真完成总经理交办的其它工作。 三、职权规定 1．有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况。 2．有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。 3．有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。 4．有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。 5．有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。 6．有权安排、调度公车的使用。 7．对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。 8．对不符合规定，或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。 9．对要求各部门主管参加的会议，有综合平衡或精简压缩的权力。 10. 有权根据总经理的指示，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。 四、职责规定 1．对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。 2．对总经理办公室行文的差错，收集与整理资料失实而造成的后果负责。 3．对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损失负责。 4．对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。 5．对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。 6．对下属工作质量造成的不良影响负责。 7． 对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。 五、注意事项 1．要认真学习政府有关建筑装饰、房地产管理的政策法规，了解《公司法》基本内容，掌握有关的业务基础知识和专业管理知识。 2．在对外关系中要处处注意维护公司的声誉和形象，在涉外活动中要严格遵守涉外纪律，维护国家的尊严。 3．不断提高自己的思维判断、组织协调、语言文字和应变处理等方面的能力。 行政部文员 一、工作概要 根据行政部经理指示，负责收集信息，整理各类文件资料，做好资料、书籍保管及文书打印工作，完成办公室日常事务工作。 二、岗位职责 1、负责接待、登记、引见、接送来访宾客。 2、负责接转电话，做好电话记录。 3、负责公司书籍、电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。要求收集齐全，装订规范、存放有序。负责书籍、刊物资料借阅登记，及时督催促归还。 4、负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订，做到规范、准确、及时。 5、负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。 6、熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，掌握库存物品的使用情况。 7、负责办公用品、电脑耗材等物品的库存保管工作，熟悉各类物品的品种、性能、规格、物