第四章会展后勤方案策划.pptx

第四章 会展后勤方案 策 划会展筹建计划（专业化分工、社会化服务、个性化布置 ）展区设计与布置1、展区整体布局2、展场整体形象设计（一）展区设计与布置 1、展区整体布局：展厅功能布局（接待区、展览区、洽谈区、办公区、会议区）及其配套设施、进出通道（展品通道、人员通道、浏览通道）、装卸设施、后勤设施（水、电、通信）、服务设施（宾馆、餐饮、休息区）等；外部配套设施（交通、运输、宣传、广告、指示、展馆布局、停车设施）和智能化系统（楼宇自控、办公自动化、通信自动化、消防与保安系统等）。2、展场整体形象设计：展场整体形象设计主要体现在会标（会旗、吉祥物）的设计与制作、工作人员制服设计、展馆总体特征、基调、色彩和风格设计。浙江世界贸易中心形象标志引发争议争议一：形象含义的争议争议二：标志近似的争议W的变体字象征五大洲商标受理公告浙江世界贸易中心标志温州某KTV（夜总会）标志商标注册在先酒杯造型象征话筒（二）展位设计与承建通过专业协作委托专业搭建公司进行搭建。主办方主要任务是物色搭建商而且搭建商能准确领会主办方或参展方的展会定位和办展理念，以符合展会的整体形象。具体工作：1、信息收集：为展位设计师提供基础材料；2、选择展位参建商：考察搭建商的资质，包括技术、经验和报价等，拟定招标书；3、展位承建工作的管理：水电、消防等方面的配合、协调和沟通工作。 第一节 指定展位承建商一、展会对展位承建商的基本要求 1、技术是否全面 室内设计与装潢技术、消防防火技术、工程结构知识、绘图绘画和模型方面的知识、照明知识、文图和图表知识、展架展具以及施工材料和施工方面的知识、供排水方面的知识、电子和机械方面的知识。2、经验是否丰富 经验丰富的承建商能更好地处理以下这些问题： 展位设计的目的性、展位设计的艺术性、展位设计的功能性、展位设计的主题性。3、价格是否合理4、是否熟悉展览场地及其设施5、是否能提供展位维护保养服务二、指定展位承建商的方法 对选择承建商数量有较大影响的展位种类主要有两类：一是空地展位和标准展位，二是室内展位和室外展位。 可以通过招标、专家推荐等方式来具体选定展会的承建商。 招标有三种具体操作方式：公开招标、选择招标、两阶段招标。 投标单位根据办展机构的要求，需要提供以下基本资料：公司概况、标准展位搭建的价格和基本配置、空地展位的搭建要求、可提供的租赁展具及价格、可提供租赁的电器及价格等。三、展区清洁和保安计划 布展时的垃圾清理、展会开幕后展区的清洁。 展会安全保卫计划的主要内容包括：消防安全、人员安全、展品安全以及公共安全等。 一般由展馆方按照主办方要求开展工作，特殊情况由办展方与专业机构（如保安公司、保洁公司）合作，雇佣临时人员为展会提供必要支持。委托专业运输代理公司负责展会物质运输，包括海外运输代理和国内运输代理。会展物流 第二节 指定展会运输代理一、展会运输代理的服务准则 来程运输和回程运输 1、展会运输代理的工作准则 展会现场运输代理的工作很大程度上依赖于对三个方面的有效管理：联络、海关手续、搬运操作。 国际展览运输协会对展会运输代理在联络方面提出了四方面的要求：第一，展会运输代理必须配备懂英语、法语、德语或者其客户大部分人员所熟悉的语言的工作人员；第二，展会运输代理必须在展会现场设立办公设施，如果展会不具备条件，就要在离展会合理的距离内设立，但还要在会场设立支持设备，以便展出者在会场内就能联络到运输代理；第三，为了方便客户的联络，展会运输代理要配备国际电话、电传和传真；第四，展会运输代理必须提供详细、有效的邮政联系地址以方便客户联络和有机有关运输单据。 国际展览运输协会对展会运输代理办理海关手续的要求主要有两点： 第一，展会运输代理与办展机构共同为展会设立临时免税进口手续。 第二，展会运输代理要与海关有关人员商妥现场工作的期限和时间，要有足够的时间办理海关手续。 对展览物品的搬运操作有以下几方面要求： 第一，要熟悉展览现场，并在展位施工和撤展期间能随时使用合适的搬运设备和有经验的搬运工； 第二，要在展览现场安排仓储地，如果没有条件，要安排在尽可能近的地方； 第三，空箱应存放在离展会尽可能近的地方，并对空箱回运时间做具体规定； 第四，卸车和装车必须按事先商定的时间进行； 第五，必须协调好所有参展商的搬运要求，并提前将相应的安排通知办展机构和参展商。2、报关代理的工作准则 国际展览运输协会对协会的报关代理的海关报关工作的要求主要体现在六个方面：联络、展前客户联系、单证办理及通知、最佳运输、现场支持、展后处理。二、国内运输代理 1、来程运输 展品集中与装车、长途运输、接运和交接、掏箱和开箱 2、回程运输 办展机构在指定展会的国内运输代理时，要考虑以下几个因素： 有关时间安排（交箱日期、办理手续日期、发运日期、抵达目