文书档案整理培训文书档案整理培训.pptx

文书档案整理培训;什么是档案;档案管理部门的职责;档案室的管理 ;档案的分类;文书档案;文件材料归档范围 ;（一）上级机关的文件材料;（二）本机关的文件材料;机关领导在公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从外机关带回与本机关有关，但未经文书处理登记的文件材料； 本机关购置大中型设备的文件材料； 本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料； 本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料； 本机关的组织沿革、大事记、年鉴、反映本机关（本行业）重大活动事件的简报等文件材料。 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 本机关编印的简报、汇编等刊物定稿和印本； 本机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； 本机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录等有参考价值的资料； 各种普查工作中形成的文件材料。;（三）同级机关和非隶属机关的文件材料;（四）下级机关的文件材料;文件材料不归档范围 ;（一）上级机关的文件材料;（二）本机关的文件材料;（三）同级机关和非隶属机关的文件材料;（四）下级机关的文件材料;档案的整理;文书档案整理的质量要求 一、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或者易退变的、不宜永久、长期保存的应复制； 二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求； 书写材料：禁止使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料书写或绘制； 纸张：纸张大于A4标准的应该按A4标准酌情进行折叠。;文书档案的整理方法 整理归档文件的有序化过程为：装订、编写页号、分类、鉴定、排列编号、填盖归档章、目录编制、装盒。;一、装订 1、准备工作 ⑴ 技术加工：检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的予以修整；超大纸张适当折叠；剔除多余重份和不必要的复制件。 ⑵ 系统排列：正本在前，??稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；批复在前，请示在后；汉文文本在前，外文文本、少数民族文字文本在后；文书处理单在相关文件前，按文件首页对待。 2、装订方法 ⑴ 10年保管的文件，可保持原貌。不再拆开重新整理（装订）； ⑵ 永久、30年保管的文件，装特制文书档案封套，一份装一个封套。 国家规定有四种方法：一是不锈钢夹装订法，即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。为减少厚度，单号文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处，双号文件，夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处。二是线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.5厘米处，上下均匀扎三个距离8厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结。三是装封套（乌市规定使用）。四是粘贴法，极不利于扫描。 ;二、编写页号 1、以“件”为单位编写页号，每件均从“1”开始编起，件与件之间不连续编制页号； 2、页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写，正面编写在右上角，背面编写在左上角； 3、一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。 ;三、分类 视具体情况由三种分类方法中选其一。 （一）保管期限－机构分类法：此法适用于内部机构多而稳定，分工明确且文件数量较大的单位。 （二）“保管期限－问题”分类法：适用于内部机构分工不明确，文件量多的单位，一般社区、企业适用。步骤为： 1、把同一保管期限内的文件按年度分开， 2、把同一保管期限内各年度的文件材料，一般按工作问题分为若干类。;;（三）保管期限－年度分类法：适用于一般单位。步骤为：;四、鉴定（重中之重） 1、凡是反映单位职能活动和基本历史面貌，对工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管，主要包括：制定的法规政策性文件，处理重要问题形成的文件材料，重要会议的文件材料，重要请示、批复、报告、总结，综合统计报表、机构设置演变，领导任免的文件材料；直属上级机关印发的需本单位贯彻执行的重要文件材料；非直属上级机关针对本单位主要工作业务印发的需本单位贯彻执行的重要文件材料。;2、凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对各部门工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管（30年），主要包括：一般工作问题的文件材料、一般会议的主要文件材料，人事、财务管理工作形成的一般性文件材料，直属上级机关印发的属于本单位主要工作业务，并需要贯彻执行的一般性文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。;3、凡是在较短时间内对各部门有参考利用价值的文件材料，列为定期保管（10年），主要包括：一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关印发的非本单位主要工作业务，但需要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报