如何有效使用你的通信设备.pptx

如何有效使用你的通信工具沟通技巧之一通信工具电话/手机——声音传播工具邮件/短信/传真——文字传播工具故事一某经理给主任下达一个任务，主任接到任务后按照自己的意思给下面下达任务。结果到店长，店长在店面会议上下任务，结果问题出现了，经理在周四一起完成这个工作，主任意思是店长完成这个工作，店长意思是每个店员必须完成这个工作，不完成者扣分，这个每个店的人员都在怨气冲天，告到老板那里去了。故事二陈经理与朱经理的矛盾 原因在某日，营业部陈经理接到门店店长电话说一员工病倒了需要钱和车子，陈经理立即给电话财务经理要钱和车子，因为营业部的车子刚好财务经理拿去用了，但电话打了几个都没人接。这样陈经理只好想办法去把人送到医院，第二天经理会议陈指责朱，朱回答电话没听到。按照公司制度不接电话且不回电话者扣100元。就这样朱、陈因为罚款的事怄气起来了。电话使用技巧接电话接电话注意事项1、重要的第一声声音清晰、亲切、悦耳，使用礼貌用语，“你好，好来客”，应有“我代表公司、代表公司形象”的意识。不允许接电话以“喂，喂”或者一张嘴就不客气的说“你找谁呀”“你是谁呀”“有什么事儿啊”像查户口似的。接听电话是个人素质的直接体现，维护企业形象，树立办公新风，让我们从接听电话开始。　接电话注意事项2、微笑接听电话声音可以把你的表情传递给对方，笑是可以通过声音来感觉到的。3、清晰明朗的声音打电话过程中不可以吸烟、吃零食、打哈欠，如果你弯着腰靠在椅子上，对方也能听出你的声音是懒散的，无精打采的。通话中不可以与别人闲聊，不要让对方感到他在对方心中无足轻重。给予任何人同等的待遇，一视同仁，不卑不亢，这种公平的态度，容易为自己赢得朋友，也有利于公司良好待人接物形象宣传。接电话注意事项4、迅速准确的接听电话在听到电话响时，如果附近没有人，我们应该以最快的速度拿起话筒。这样的态度是每个人应该拥有的，这样的习惯也是每个办公室工作人员都应该养成的。电话最好在响三声之内接听，长时间让对方等候是很不礼貌的行为。如果电话是在响了五声后才接起，请别忘记先向对方道歉“不好意思，让您久等了”。　接电话注意事项5、认真做好电话记录　上班时间打来的电话都是与工作有关的，所以公司里每一个电话都很重要，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”，应做好电话记录。　电话记录牢记5W1H原则，when何时,who何人来电，where事件地点，what何事，why为什么，原因，how如何做。电话记录简洁又完备，有赖于5W1H。不要抱怨接到的任何电话，那怕与你无关，做好记录是对同事的尊重，对工作的责任。永远不要对打来的电话说：我不知道！这是一种不负责任的表现。接电话注意事项6、挂电话的礼仪通电话时，如果自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有电话打进来，需要中止通话时，应说明原因，告之对方：“一有空，我马上打电话给您”，免得让对方认为我方厚此薄彼。中止电话时应恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。一般下级要等上级先挂电话，晚辈要等长辈先挂电话，被叫等主叫先挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话，那是一种非常没有教养的表现。如遇上不识相的人打起电话没完没了，不宜说：“你说完了没有？我还有事呢”，最好委婉、含蓄，不要让对方难堪，应讲：“好吧，我不再占用您宝贵的时间了”“真不希望就此道别，不过以后希望有机会与您联络。”接电话注意事项－如果接到拨错的电话如何处理？1、要保持风度，切勿发脾气,耍态度。2、确认对方打错电话，应先自报家门，然后告知电话打错了。3、如果对方道了歉，不要忘了说：“没关系”应对，不要教训人家，或抱怨。电话铃声设计注意事项铃声功能分类：振动、静音、闹铃什么情况下使用以上铃声 开会/培训/会谈/等正式场合时——振动、静音；日常情况下——闹铃闹铃设置的—不适宜大声其他接听电话技巧1、转达电话的技巧 A、关键字句听清楚； B、当不告知具体事项时，要留下他的姓名、电话、公司的名称； C、遇到自己不知道的事 ，应尽快理清头绪，了解对方真实意图，避免被动。 2、接到顾客的索赔电话 处之泰然、洗耳恭听，让客户诉说不满其间切勿说：“但是”、“话虽如此，不过……”之类的话进行申辩 ； 接电话注意事项－如果有未接电话怎么处理1、查看打电话人是什么人；2、查看下时间是什么时候拨打的；3、查看下拨打的次数；4、在查看时未超过21：00前可以给予回复；如果次数多者，必须立即回复；5、回电时必须第一时间说明原由并表歉意；电话使用技巧打电话打电话注意事项为了提高通话效果、正确表达思想,请注意下述六点 ：1.电话机旁应备记事本和铅笔；2.先整理电话内容，后拨电话；3.态度友好；4.注意自己的语速和语调；5.不要使用简略语、专用语；6.养成复述习惯电话下达命令的技巧命令是主管对部下特定行动的要求或禁止。命令的目的是要让部下照你的意图完成特定的行