会议管理技巧(培训).pptx

高效会议管理技巧主讲：课程目标了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧/images/gallery/wmf_01/cart/CART0281.WMF ??/images/gallery/wmf_01/cart/CART0318.WMF ??？？？ 会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？/images/gallery/wmf_01/cart/CART0342.WMF ?? 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！第一讲 当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的种类会议的频繁会议成本的计算会议集思广益图甲想法好创意好点子乙想法丙想法会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位达成协议与解决问题发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领点明困难所在会议的种类会议的频率固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。全体会议建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。处理突发事件的会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。一对一会议建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。会议成本的计算会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本第二讲 会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范高效会议的预防性管理（二）5.参会者要有听的技能6.要充分作好准备工作7.明确开会原因及目的高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人会议规范种类时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范3结束会议总结安排下次会议2开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结跟踪备忘录跟踪计划会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任 ?? ??会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量第三讲 开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用1H5W准备工作核对单主持人的准备工作无需开会的五个如果已经按惯例每周聚会没什么特别的事情要讨论如果会议成本太大你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）还有比开会更好的方法必须开会的五个如果 要让别人参与决策以集思广益必须把信息同 时传达给很多人如果听取部门汇报工作 有些事情需要当众表扬或批评给小组委派任务准备工作的作用选择最恰当的选择方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突会议准备的5W1H法WhyHowWhatWhenWhoWhere 会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知主持人的4个准备 设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析 SWOT分析自身环境 第四讲 成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议如何做开场白定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。如何分配发言时间主持人发言最多的原因对会议的议题特别