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目的
为公司的正常经营运作提供充分的具有适用性和可操作性的文件。
适用范围
适用于公司各部门。各事业部、子公司内部管理文件参照执行。
术语和定义
制度流程文件:本文所述制度流程文件是指公司发布的内部管理文件(管理制度、管理规定、流程、作业指引等文件及表单格式)。
职责
办公室
组织文件的编制、登记、修订、换版。
组织文件的发放、作废。
组织对各部门文件的管理情况进行检查监督。
各部门
根据业务管理的需要主导编制相关文件。
按照文件的要求执行并保留执行记录。
组织文件部门内学习,反馈文件的执行情况,提出修改/废止建议。
管理规定
文件体系的策划
办公室组织对公司经营管理的文件需求进行讨论,形成管理需求的解决方案,报公司分管领导审阅。
文件的框架和结构要符合公司的业务特性和经营战略的动态,并且兼顾与经营相关的各种管理模块。在重大会议或有重大经营变化的时候,由公司分管领导主持在公司层面上进行确定和调整。
管理需求的文件结构确定后,由办公室负责确定文件的表现形式(编写规则和编号规则),报公司分管领导确认后作为文件管理的基准之一。
文件编写规范
文件的内容需要言简意赅,原则上不使用修饰和模糊词语,整个文件条理清晰。所有编制的文件采用统一的格式(以本文格式为参考。)格式中必须包含封面和正文,封面内容应有文件名称、密级、发文编号、编制、审核、批准、版本修订记录等。正文内容应有目的、适用范围、术语和定义(必要时、)职责、管理规定、相关附件(必要时)、相关表格等。封面和正文左上角应有股份有限公司VI标志,右上角
应有编号、版本、生效日期等说明。
文件中的页面设置为页边距:上2.0厘米,下2.0厘米,左2.0厘米,右2.0厘米,装订订线0.5厘米,页眉2.0厘米,页脚1.0厘米。
文件中的字体以小四号宋体为主,行距以1.5倍行距为主,表格中文字以1.25倍行距为主。
5.2.4文件中的标题序号原则按1.;1.1;1.1.;11);a)分级。
文件的编号采用GB-AA-WXXX 的格式:GB:表示股份有限公司,为英文GrandBlue首字母缩写;AA:表示部门代码(见下表);W表示管理制度规范;XXX:表示文件序列号,从001开始,002,003??,以此类推。
所有的管理制度、流程都须设立版本号,第一次编制的制度、流程,则其版本为1.0,第一次修改为1.1,依次类推至1.5后转为2.0。
文件增发
各部门根据公司管理需要编制制度文件,填写《文件增发/更改/作废申请表》按【职权规范管理手册】报批。当编制的文件与多个部门有直接关联时,相关部门进行文件评审,填写会签意见,以确保文件的适用性和可操作性。
公司级制度文件增发按公司发文流程报批,在公司内部发文通知。
文件发布后,使用部门负责人应立即组织本部门人员进行培训,使部门人员理解文件要求。文件使用部门及岗位必须严格执行文件要求,并及时向办公室反馈运行状况。
办公室建立《制度文件一览表》对下发运行的文件实时汇总,并根据变化情况进行调整。各部门指定专人负责建立本部门《制度文件一览表,》对发到本部门的文件目录进行实时更新。
文件更改与作废
办公室定期组织各相关部门对文件的适用性进行评价,确保文件的持续有效。
当有下列情况时应及时进行评审和修改:1)公司机构或部门职能变动;
引用的标准及法规已修改;
经营环境与产业结构发生了变化;
有错误或含糊不清之处;
内部检查中提出了改进要求。
文件需修订时,由原制定部门提出修改意见,填写《文件增发/更改/作废申请表》,按【职权规范管理手册】报批。文件修改内容应记录于该文件版本修订记录中。
如出现文件完全不适用,同时该项业务过程已经被淘汰时,由使用部门填写《文件增发/更改/作废申请表》提出作废申请,按【职权规范管理手册】报批。
公司级制度文件修订或作废按公司发文流程报批,在公司内部发文通知。
相关表格
制度文件一览表
文件增发/更改/作废申请表
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