公司物品采购管理规定.docx

公司物品采购管理规定 This manuscript was revised by JIEK MA on December 15th, 2012. 采 购 管 理 制 度 为加强公司各项采购活动的管理和控制，明确部门职责，监督和控 制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，制定本制度。 第一条本制度所指的采购包括公司各项固定资产及其附属设备的采 购、工程及生产所需的原辅材料采购、低值易耗品和办公用品采购、各 种广告和展示设计采购。 第二条公司所有的采购活动统一由公司指定的相关专业部门负责执 行。具体规定如下： 总部外派采购员负责公司各类工程及生产所需物资物品和办公 用品的采购工作，并及时协调跟进由总部采购的物资物品。 公司办公室负责公司所有物资及物品采购的库房管理，以及广 告和展示设计、电脑及软件等电子信息设备的采购。 总部外派财务人员负责费用审核、报销和账务处理工作。 其他上述未包括的釆购全部由公司指定部门负责执行。 第三条采购申请 当部门所需物资物品时，先与仓库管理员核实库内有无所需物 资物品。若无，则一律填写公司印制的《物资采购申请表》，写清所购 物资名称、规格型号、数量和单位，有特殊要求的在备注栏内注明。 需紧急采购的，在备注栏内注明“紧急釆购”，以便及时处 理。 采购申请表须经部门负责人审核签字、财务负责人审核签字和 总经理审批签字后，方可交采购人员进行采购。 《物资采购申请表》一式两联，一联由申购部门留存，二联交 采购人员实施采购。 若撤销采购，应立即通知采购人员，以免造成不必要的损失。 第四条采购实施 采购人员接到批准的采购申请单后，优先到公司指定的供应商 处购买，如指定的供应商无货供应时，必须进行多方比价，1干元以上的 物品，应货比三家，做好市场询价记录，择优择廉购买，同时保管好 《市场询价记录表》，以供以后参考和审核，保管期限为一年。 《市场询价记录表》中应列明所询价比价的单位、价格和联系 电话，正常情况下应不低于三家，并注明拟选定的单位。 《《市场询价记录表》经财务审核、总经理审批后，向供应商 下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。 《市场询价记录表》一式两联，一联由采购员留存（核对 用），一联交财务，财务凭审批完成的釆购单（或采购合同）为采购员 办理借款、打款手续（指需要现金购买或支付一定预付款的；后付款 的，一律凭入库单、发票办理）。 重要物资、大宗物资的采购，应一律签订购销合同，走合同评 审程序，并定期对供应商进行评审，且作出相关评审记录。 第五条验收入库 所有采购到的物资物品必须办理入库手续，一律填写《物资入 库单》，由仓库管理员验收合格签字，或仓库管理员和使用部门人员共 同验收合格签字。 验收时应查验物品名称、规格型号、数量等是否和申请的一 致，以及物品的质量。数量不符的，一律按不超计划量的实有数量验收 入库；存在品名、规格型号不符的，以及质量问题的，一律拒收。 《物资入库单》一式三联，一联留存仓库（入账、对账用）， 一联由采购员留存（对账用），一联由采购员附于报销单据中，以便财 务核账所用。 当所采购物资物品与计划存在出入时，应及时向总经理汇报， 并协调物资物品申购部门，共同协商解决。 第六条物资物品发放 物资物品采购入库后，仓库管理员应及时通知申购部门领取， 并办理领料手续，填写《领料单》，双方均签字认可。 《领料单》一式三联，一联留存仓库（核账对账用），一联由 领料部门保管（核账对账用），一联由仓库管理员月底转交财务（核算 成本，冲减库存用）。 各部门应依据领料单据，逐级建立物资物品管理台账，尤其是 固定资产类，逐级落实管理责任人。 第七条付款方式 物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务负责人审 核，总经理核准签字后方可报销。 物料采购付款必须见供应商提供送货单，或有我司开出的入库 单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。 第八条采购评审管理 单项（含综合项目采购，整车和配件釆购及整车供应商指定的 采购除外）采购金额超过10万元的采购项目，应由相应的采购部门会同 有关采购需求部门、财务部门和办公室进行釆购听证会或合同评审会， 采购部门应会前准备好充足的资料，如项目方案介绍，供应商询价记录 或招投标情况，各供应商优惠办法，性价比意见等相关资料。 办公室和财务部门应定期或不定期联合进行市场信息调査，做 好市场信息调查记录，对前期购买活动进行评审，做好评审工作总结， 报总经理参考。 采购价格选定后，采购商品单位价格在5000元以上或采购合同 金额在5000元以上的，或有经常供货行为的（一年内有3次以上）应与 供货商签定采购合同，广告、展示设计釆购应与供应商签订合同。 采购合同必须进行合同评审会签，各职能部门对合同的内容和 条款逐一进行审查，各职能部门负责人对合同进行联合会签，