船运公司航运部商务管理员岗位任务说明书.pdf

航运部商务管理员岗位任务说明书 编号： ___YD/HY/005 拟 制： _____________ 核准： _____________ 生效日期： _____________ 一、基本资料 部门名 岗位名 航运部 商务管理员 称 称 直接上 所辖人 商务主管 / 级 员 二、工作说明 1、主要职责 1、做好账单流转。 2、及时联系财务审计部做好收、汇款安排。 3、做好营运统计、分析。 4 、做好台账和档案资料管理。 5、做好部门内务工作。 2、主要工作内容 1、做好有关账单流转和处理。 2、及时联系财务审计部门做好收付款安排， 跟踪反馈收付情 况。 3、协助主管做好部门信息管理工作， 负责信息的传递、 整理。 4 、编制营运统计报表。 5、做好部门档案管理工作。 6、管理部门的图书资料。 7、收发部门内各类信函、电文。 8、做好部门会议资料的准备和会议记录等。 9、做好部门文件的接收、传递、起草、打印、发放和管理。 10、做好部门办公设施和设备的登记、造册、管理和维护工 作。 11、做好部门内务卫生的管理工作。 12、做好部门各种办公用品的申领、发放。 13、完成上级布置的其他工作。 3、主要工作要求 1、商务处理 1.1 做好部门内部账单的收集、核对、整理、登记、流转 工作。 1.2 及时登记收 （付）款通知书， 将通知书及时送交财务 审计部并做好交接记录；跟踪款项收、付情况，及时向财务 审计部门查询。 1.3 接收到财务审计部的反馈单后及时将情况通知收 （付）款人并登记备案；汇款要按船舶或人员建立档案，如 果需要要收集汇款单证提供给申请人。 1.4 涉及港口使费、 加油费、 经纪人佣金等需要公司分管 领导审批的款项，要及时将经理签字的汇款通知书和有关单 证送给领导审批。 1.5 每月 27 日前要列表统计各轮本月度营运收入实际到 账金额，做好营运分析表，做到准确无误，交给商务主管审 核。 1.6 及时将营运收入结算表于每月 30 日之前送交财务审 计部门。 1.7 做好船舶额外劳务费用的登记并及时通知财务审计 部，每年年末要统计各轮的额外劳务费发生情况，编制成报 表交商务主管审核。 1.8 掌握有关款项回收情况，及时联系回收业务余款。 2、档案、台账 2.1 要及时登记、 记录本部门工作情况。 记录、 台账整齐、 规范，无漏登、漏记和翻查不便的情况。 2.2 分门别类妥善保管有关合同， 做好记录， 及时催促各 主管将合同归档。 2.3 妥善保管文件资料， 及时进行整理、 归档。 其他部门 借阅和本部门人员借阅需过夜时要填写“文件资料借阅登记 表”。有关资料、 档案要按照公司的档案管理规定， 及时移交 档案室，并做好交接记录。失效的部门文件要及时销毁，原 始签发件要打上“作废文件，仅供参考”字样作为历史资料 保存。 3、文件收发 3.1 接收到发放至航运部的外来文件资料后在 “文件资料 领用登记表”上登记，并修改“航运部文件资