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Q/JGS-CX 4.2.3-2012 文件控制程序 1 目的 对文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到和使用的文件均为有效版本。 2 范围 适用于本公司与质量管理体系有关文件的控制。 3 职责 3．1 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。 3．2 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核。 3．3 技术质量部负责组织质量手册、程序文件及相关管理文件的编写和管理，并对所有受控文 件进行更改、发放、回收、销毁及原稿的保存。 3．4 各部门负责相关文件和资料的编制及外来文件的使用管理。 3．5 文件管理活动及流程 4 工作程序 4．1 文件控制过程 文件控制过程及输入是通过策划提出的体系文件编制计划和要求，其输出是经过批准发布 使用的有效体系文件。文件控制的活动是：策划、计划、编制、审批、归档、编目、发放、使 用、管理、贮存、更改、再版、作废、回收、销毁等活动。 文件的分类 4．2．1 按文件性质分类 a ）质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标） ； b) 程序文件； c) 作业文件分为管理类、技术类和行政类文件。具体如下： 1）管理类文件：如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件，以 及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件。 2）技术类文件：如产品设计图纸、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验标准、试验 规程，以及其他有关产品试验过程中的技术文件； 3）行政性文件：如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等。 4）标准要求的记录； 5）外来文件：法律法规、标准、顾客提供的图样及知识产权类资料和供方提供的有关资 料。 4．2．2 按文件载体分类： a) 纸介质文件； b) 非纸介质文件。 4．3 文件的编号 4．3．1 质量手册、程序文件和其他体系文件（除标准化文件外）的编号原则： a) 企业标准代号用 Q表示； b) 公司代号用 JGS表示； c) 类别代号用 2-3 个汉语拼音表示； 质量手册“ SC”；程序文件“ CX”；作业文件： “ZY”。 d) 序号指本章节的文件顺序号，质量手册不标章节号、顺序号； e) 发布年份用阿拉伯数字 4 位数 Q / JGS — CX — XXXX 发布年号 标准章节号 文件类别代号 公司代码 企业标准代号 4．3．2 技术文件编号遵守技术文件管理规定》 。 4．3．3 记录编号在《记录控制程序》中规定。 4．3．4 外来文件编号按原来的编号。 文件的编号由文件编写人员从技术质量部取得。 4．4 文件的编写和审批 4．4．1 质量手册和程序文件由管理者代表组织、各个职能部门编写、技术质量部组织实施，质 量手册由管理者代表审核，总经理批准发行。 4．4 ．2 设计人员负责设计文件和工艺文件的编写， 包括加工图纸、 技术标准、 采购信息、 工艺、 检验标准等，技术质量部部长审核，技术副总批准。 4．4．3 其他文件由归口部门负责编写、审核，主管领导批准。 4．4．4 技术文件的会签、审批应注意图样、技术文件协调一致、现行有效。 4．5 文件的归档 4．5．1 公司的质量方针、质量目标、质量手册、程序文件作业文件及技术文件原稿由相关部门 编制审批后，技术质量部归档。 4．5．2 研制过程技术文件（如设计任务书、验证文件、确认文件、评审文件等）原稿由研发部 负责在项目完成后成套归档管理，标明研制阶段标识和有效标识。 4．6 文件的受控和发放 4．6．1 受控文件是指需要控制版本和更改的文件，包括质量方针、质量目标、质量手册、程