人力资源档案信息化探讨.docVIP

人力资源档案信息化探讨 无棣县人民医院是一所县级公立医院，于1993年10月成为山东省首批、全市第一家二级甲等医院，2004年获得全国卫生系统先进集体称号，2015年获得省级文明单位荣誉。现开放床位747张，有在职工作人员996名。人力资源档案管理工作随着医院业务的拓展、规模的扩大、学科的细化经过了一个由粗到细、由点到面、由简到繁，由传统化到现代化、信息化、数字化的转变历程。现就本院这一转变进行分析研究，评估当前运行模式，研讨医院人力资源档案管理的全新途径。 一、我院人力资源档案管理的起点——卡片式管理法 （一）应用时期及内容。80年代末到2000年初期，我院的人力资源档案主要是由职工登记卡组成的职工名册。当时全院职工为260人。职工登记卡的大小就如同人们交际用的名片，受面积的限制，登记内容少得可怜。新员工一入院报到，首先填写职工登记卡，内容包括：姓名、出生年月、籍贯、学历、毕业时间、毕业院校、政治面貌、本人身份、原工作单位等，登记完毕将卡片放入所在科室类别。遇有职称、职务等调整需随时进行更新。这就是我院人力资源档案的最早雏形。 （二）用途及用法。每年用此职工名册分析医院科室人员数量，进行年度干部职工登记。在干部职工登记中，工作人员按照上级人事部门的要求，从头到尾每个卡片逐个翻看登记，填写指定内容，用钢笔填写，一式三份，人事部门、主管部门、医院各保存一份。在计划经济时代，这就是医院人力资源档案管理应用的全部。 （三）缺点和不足之处。 1.职工名册卡缝极易撕裂，造成职工登记卡片经常脱落。2.职工登记卡角容易折损，需随时更新。3.信息统计汇总效率极低。在年度干部职工登记汇总中，每年要用至少2天的时间进行统计汇总。如统计职工学历，大学本科、大学专科、中专、高中及以下各多少人，需从登记表的第一页开始，按不同学历类别，分别数一遍；再如职称级别、年龄结构等都需要手工逐一数准确。如一项出了差错，需从头另数，极其繁杂。有时汇总完了，但登记表已经基本上翻烂了。4.无法满足医院对人力资源科学分析、预测的需求。 二、我院人力资源档案管理的转折起点——电子表格管理法 （一）电子表格数据库的实施时间。随着计算机的普及应用，我院于2005年12月建立了人力资源档案数据库。在原有职工名册的基础上，我院专门开展了职工个人信息征集工作。从2015年1月起，经过下发通知、以科室为单位进行收集、组织专人进行信息核对、查阅职工个人档案、进行信息录入等过程，历时11个月，人力资源档案电子表格数据库建成。之后，我院又专门调阅医院文书卷宗，对1996年以来年度考核情况进行了集中汇总。2014年又集中建立了员考绩档案，内容包括：毕业证、资格证、聘书、身份证、论文、成果、专利、表彰复印件和履历表、岗位说明书等。 （二）电子表格数据库的项目类别。建立的人力资源档案电子数据库所收集的信息类别有人员所在科室、人员类别、姓名、性别、来院时间、进院方式、身份证号码、执业资格、执业类别、证书编号、取得时间、执业范围、合同编号、专业特长、第（一、二、三）学历、第（一、二、三）学历毕业时间、毕业学校、所学专业、工作时间、原职务名称、原职务时间、现职务名称、现职务时间、职称系列、最后学位、资格级别、取得时间、聘任职称、聘任时间、执业资格注册时间、岗位等级、籍贯、身份、政治面貌、入党时间、出生地、年度考核次、联系电话等40余项。自2006年1月起，我院每月更新一次，至今已更新128次，保留了完整的人力资源变化原貌。初步满足了对人力资源进行分析比对、科学分析、配置人才、培养人才的需求。 （三）电子表格数据库的应用。首先选择要应用的数据库进行复制，建立一个新的数据库，根据需要保留相关个人信息项目，设置字型字号，按规定进行排序，或按姓名笔画，或按出生年月，或按职称高低，或按参加工作时间，或按来院时间等等。可以利用MicrosoftOfficeExcel里的全部功能对数据库进行现代化管理。提高了工作效率，发挥了人力资源管理、配置等方面应有的作用。 （四）电子表格数据库的不足之处。对数据的分析只能满足于需要什么，就提取什么、分析什么，如果人员变动、人员项目变动等，就需要再次重复提取相关信息、重复相关操作，才能得到想要的结果。仅依靠数据库仍然不能很好的实现快速、高效、一目了然、准确无误的目标。 三、我院人力资源档案管理的新阶段——人事信息管理系统 （一）人事信息管理系统建立时间、背景。 当前，我院信息化建设走在了全省先进行列，引领医院走进了大数据时代，为医院科学管理、科学决策、科学预测提供了及时高效的信息数据。我们以此为依托，于2016年1月开始着手建立医院人事信息管