X公司-ISO9001程序文件-2-H3文件资料与质量记录控制程序.pdfVIP

X 公司服务质量管理体系文件 XXX/ QP/ 2 - H3 文件资料与质量记录控制程序 1. 目的 1.1 规范文件资料和质量记录控制工作流程 2. 适用范围 2.1 部门：机构服务部门（实施部门、培训部门、维护部门） 2.2 业务：文件资料的编制、批准、发布以及质量记录的收集、管理、控制。 3. 职责 3.1 档案管理员： 3.1.1 负责管理、控制企业管理部下发的文件及针对本公司具体工作自行制定的三级 文件。 3.2 机构服务总监 / 总经理 3.2.1 负责组织、制定、审批机构服务部门三级文件。 4. 定义 4.1 文件：服务过程中使用的质量手册、程序文件、作业指导书、表单、公司发文、 有关标准、细则、规范等。 4.2 资料：服务过程中形成的工作手册、技术手册、培训资料等。 4.3 质量记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。它包括体现服务 全过程质量的所有信息和服务质量体系运行的记录。例如：现场服务记录单、培 训注册表、服务质量调查结果等所有程序文件执行后的记录。 5. 工作程序 5.1 文件资料与质量记录的标识 5.1.1 文件资料的标识 XXX/QP/n-m/code/QI/xx ，其中 n-m 标识支持性文件所属程序文件的编号， code 代表机构的汉语拼音简称， QI 代表支持性文件， xx 表示 2 位流水编号。 5.1.2 质量记录的标识 XXX/QP/n-m/code/QR/xx ，其中 QR 代表质量记录，其余各项同上。 5.1.3 质量记录的编目 质量记录采用顺序编号方式：以年月为单位，对质量记录进行流水编号。为 了区别分公司，采用前面加分公司简称拼音缩写，如北京分公司为 BJFGS； 南京分公司可以为 NJYY 等。另外，为了区别各业务线（维护、实施、培训） 文件版号： 5.3 修改状态： 1 执行日期： 2009.11.01 第 409 页 共 509 页 X 公司服务质量管理体系文件 XXX/ QP/ 2 - H3 和 ISO9001 体系文档（自审记录等）可以在分公司拼音缩写后面再加上各业 务线和体系文档的拼音缩写。如 2007 年 8 月份南京 X 公司公司培训记录， NJYY-PX-200708-XXX ，XXX 是记录的流水号； 2007 年 4 月份南京 X 公司 公司自审编号， NJYY-ZS-200704-XX ，XX 是自审记录流水号。 5.2 文件资料与质量记录的受控方式 5.2.1 文件的受控状态分为两类：受控状态和非受控状态。服务部门内部支持性文件、 技术性文件全部为受控版本。 5.2.2 质量记录（模板）只受控内容和项目，不受控格式。 5.3 文件资料与质量记录的受控管理 5.3.1 文件资料与质量记录的受控借阅 5.3.1.1 文件的借阅和调用需履行相应手续并填写 《文件资料与质量记录借阅申请表》 ， 经机构服务总监 / 总经理签字认可后，方可使用。使用后立即归还。 5.3.1.2 借阅人只能在所申请的使用范围内使用，不得交于他人使用，不得外传。 借阅 期间要保证质量记录完好无损。 5.3.2 文件资料与质量记录的受控归档与保存 5.3.2.1 经机构服务总监 / 总经理批准发布的所有文件与企业管理部下发的质量手册、 程序文件 (发放形式 :印刷品或光盘加盖受控章 ,编号发放 )、公司发文、电子文档等 文件均需由档案管理员统一