来访接待流程及标准.pdf

来访接待管理规定 一、目的 为树立公司良好形象， 扩大公司对外联系和交流， 本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标 准，统一管理”的原则。 二、适用范围 本标准适用于公司各部门、分公司因业务发 生的各种接待工作。 三、管理行政办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责 协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待 计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各 部门在接到重要来访预约后，首先填写《来访接待通知单》 报总经理审批，行政办公室备案，并协助拟定接待计划，需 公司领导出面、行政办公室协调的重要接待，应提前告知行 政办公室。 ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… 四、计划与准备 1、在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接 待，应了解来宾基本情况： 来宾职务、 来访具体时间、 人数、 本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划， 排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2、行政办公室根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通 知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、行政办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来 宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标 准通知酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等（接 待标准，吃住行也可以有接待部门直接处理） 。 4 、如有需要行政办公室根据情况配合安排来宾游览、购物、 娱乐等其他项目。 5、因特殊会议需要，行政办公室负责准备安排会场花卉、 水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、电子 屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体 和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。 6、根据接待要求，行政办公室安排接待所需车辆，保证车 辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部和主接待人员 协调安排，统一调度。 7、行政办公室根据情况提前购买车票及机票。 五、接待标准（参考） 一级接待标准： 陪同人员：总经 理、总监、副总经理、各部门经理 11、迎接：人员沿途介 绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介绍项目 相关信息。 3、座谈：公司人员确保座谈环境、室内、洗手间清洁、室 温适度、 灯光合适， 将公司简介或相关资料、 纸笔、 茶水杯、 水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、 欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设 备。 4 、 用 餐 标 准 ： 行 政 部 根 据 情 况 预 定 酒 店 ： 5、下榻宾馆标准：行政部根据情况预定酒店： 6、行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路 线。 7、行政部根据情况购买礼节性礼品。 二级标准： 陪同人 员：副总经理、相关部门经理 1、迎接：由相关部门经理到公司驻地门口迎接，引导来宾。 2、参观：副总经理、相关部门经理陪同，由主接待人员沿 途介绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介绍 项目相关信息。 3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室 温适度、 灯光合适， 将公司简介或相关资料、 纸笔、 茶水杯、 水果、香烟摆放于接待室。 4 、用餐标准：行政部根据情况预定酒店。 5 、 下 榻 宾 馆 标 准 ： 行 政 部 根 据 情 况 预 定 酒 店 。 6、行政部根据情况购买礼节性礼品。 三级标准： 陪同人 员：相关对口的部门经理及人员 1、参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由主接待人员 沿途介绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介 绍项目相关信息。 2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，