来访接待流程及标准.pdf

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来访接待管理规定 一、目的 为树立公司良好形象, 扩大公司对外联系和交流, 本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标 准,统一管理”的原则。 二、适用范围 本标准适用于公司各部门、分公司因业务发 生的各种接待工作。 三、管理行政办公室为公司接待工作的归口管理部门,负责 协调相关部门接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待 计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障;公司各 部门在接到重要来访预约后,首先填写《来访接待通知单》 报总经理审批,行政办公室备案,并协助拟定接待计划,需 公司领导出面、行政办公室协调的重要接待,应提前告知行 政办公室。 ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… 四、计划与准备 1、在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,对来宾接 待,应了解来宾基本情况: 来宾职务、 来访具体时间、 人数、 本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划, 排出日程安排表,酌情安排接待标准。 2、行政办公室根据来宾情况按计划通知公司相关部门,通 知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、行政办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来 宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准;提前按接待标 准通知酒店,酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等(接 待标准,吃住行也可以有接待部门直接处理) 。 4 、如有需要行政办公室根据情况配合安排来宾游览、购物、 娱乐等其他项目。 5、因特殊会议需要,行政办公室负责准备安排会场花卉、 水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、电子 屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体 和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等。 6、根据接待要求,行政办公室安排接待所需车辆,保证车 辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从行政部和主接待人员 协调安排,统一调度。 7、行政办公室根据情况提前购买车票及机票。 五、接待标准(参考) 一级接待标准: 陪同人员:总经 理、总监、副总经理、各部门经理 11、迎接:人员沿途介 绍公司基本情况以及远景规划,到达项目地后详细介绍项目 相关信息。 3、座谈:公司人员确保座谈环境、室内、洗手间清洁、室 温适度、 灯光合适, 将公司简介或相关资料、 纸笔、 茶水杯、 水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、 欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设 备。 4 、 用 餐 标 准 : 行 政 部 根 据 情 况 预 定 酒 店 : 5、下榻宾馆标准:行政部根据情况预定酒店: 6、行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路 线。 7、行政部根据情况购买礼节性礼品。 二级标准: 陪同人 员:副总经理、相关部门经理 1、迎接:由相关部门经理到公司驻地门口迎接,引导来宾。 2、参观:副总经理、相关部门经理陪同,由主接待人员沿 途介绍公司基本情况以及远景规划,到达项目地后详细介绍 项目相关信息。 3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室 温适度、 灯光合适, 将公司简介或相关资料、 纸笔、 茶水杯、 水果、香烟摆放于接待室。 4 、用餐标准:行政部根据情况预定酒店。 5 、 下 榻 宾 馆 标 准 : 行 政 部 根 据 情 况 预 定 酒 店 。 6、行政部根据情况购买礼节性礼品。 三级标准: 陪同人 员:相关对口的部门经理及人员 1、参观:相关对口的部门经理及人员陪同,由主接待人员 沿途介绍公司基本情况以及远景规划,到达项目地后详细介 绍项目相关信息。 2、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁,

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