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财务报销制度 第一章 通 则 一、 基本要求 （一）、诚信 员工日常费用报销，应当公私分明，不得私款公报，虚报费用支出；一旦发现，从严处理。 （二）、真实 1、申报事项必须真实且与公司业务相关，不得杜撰事项虚报费用。 2、发票必须真实，公司方面拒绝接受任何假发票。 3、发票内容应与业务内容一致。 （三）、正确 提供的发票必须载有正确的公司全称：广州孚姆新材料科技股份有限公司，除规定内的（如个人电话费）特殊事项外，一律不得使用发票抬头为个人或者非我公司名称的票据报销。 （四）、及时 员工发生费用须及时报销：最迟不得超过自费用发生日起的一个月，否则财务部门有权拒绝报销，每个员工都有责任和义务及时报销所发生的相关费用。 （五）、形式清晰完整 对于任何费用的报销，除满足上述要求以外，申报人提供的手续须清晰完整。 事由叙述清楚。例如：对于异常费用需要附加说明原因。如有制度有相关要求的，还须主动取得相应的前置审批。 （六）、报销表格的填制 1、差旅费项目的报销填写差旅费用汇总表、差旅费用明细表、出差工作记录表，并附事先批准的出差申请表。 2、其他费用报销及付款申请一律填写付款申请单。 3、应按以上分类报销费用并填写相应的报销表格，不同类费用勿填写在同一张报销表格内。 二、 角色与责任 （一）、申请人的责任、权利 1、保证申请事项的真实、合理以及发票的真实性，假发票不得报销。 2、任何一级的员工、签批人须遵从公司的财务报销制度。清晰、完整的填写报销明细。报销事项中若有例外（包括超标）或异常情况，要主动在报销文件中写明合理的原因并取得特批，以加快报销速度。对于细则、报销表单、报销方式的更新（这些变更也多是基于增加各方便利度的考虑）要保持关注并及时掌握，以提高整体效率，及时报销、还款。 3、对财务部门在报销环节提出的任何问题做出及时答复以提高报销效率。 （二）、部门方面 1、签批人的责任 部门方面的各级签批人的责任是：申请事项的真实性、合理性进行判断、评价，谨慎履行签字责任；对无合理原因的支出或超标，一律不得审批通过。 合理性的审核，包括但不限于以下因素： A. 费用必要性、合理性、真实性的审核。如：此费用该不该发生，是否与公司业务相关，是否开支真实合理等等。 B. 金额或价格审核。该支出是否经济合理。签字人必须了解所签金额的合理性，经办人必须提供表明支出合理性的必要信息。 C. 是否预算内等等。 2、审批时限 为提高工作效率，相关审批人应在收到财务部发出的报销或者付款表格后及时处理审批，加快报销速度。 3、信息更新 在发生对报销审批有影响的变动情况时，发生部门要负责及时将相关变动信息（经审批确认后的）汇总整理给所有相关的经办人员。 例如：各部门有人事变动或分工调整需更改相关签字人时，各部门负责人应及时以 书面形式通知财务部相关人员。书面文档包括但不限于以下各项： (A)、变动或新增的人员姓名、职位、权限、适用的报销标准 (Ｂ)、行政人事部门的签字确认。 上述信息有需行政人事部门或其他部门协助确认的，则请其部门相关人员协助确认。 （三）、财务部门 财务部门的责任是审核票据的合理合法及数字的准确性，并向有关审批部门提出财务意见。在部门认定事项的真实性的基础上，进行抽查与监控。对财务通过抽查发现的问题，流程中的相关人员须暂停报销程序并请申请人、审批人纠正。财务部门保留对一切财务相关事项的最终知情权和财务处理的否决权。 如果发现下列事项，任何一级财务部门可以拒绝报销申请,待改正后重新受理： A、违背当地法律法规，或有可能给公司导致潜在法律、税务风险和责任的 B、违背公司财务/报销制度，或者有可能存在问题的 C、存在上述列举的报销文件中的问题 D、报销程序有严重问题，及其它 三、 诸程序中之通用原则 （一）任何情形下，任何一层签批人不得签批自己的费用和任何事项。 （二）关于超标费用与特批费用： 任何超标准费用需要得到其直接经理的上一级经理审批及解释原因特批费用(包括但不限于促销/让利/交际费等)需要由销售总监及财务总监批准. （三）实名报销任何费用，必须实名报销，禁止代他人报销，特别是安排下属代为报销。 （四）预申请原则对于制度及细则中规定、强调需要预申请的事项。在没有取得预申请时和特批时，不得借款和报销。 四、实用范围及效力 （一）、适用公司： 本制度适用于广州孚姆新材料科技股份有限公司及其下属分支机构。 （二）、实施细则及其他补充文件的效力 公司财务部有权根据外部法规、规定的变化，如：税务、银行等部门的工作方式的 变化等等因素，对本制度的操作细节做出修订、改进。其修订通知具有和本制度同等的效力。 （三）、解释权限 本制度解释权、修订权在公司董事会；任何部门、公司或个人无权以任何方式对本制度做出任何改动。 （四）、签发及生效 本规定自20