来访客人接待流程.pdf

文件编号： COP-XXX-XX 版本 : A 日期： XXXX-XX-XX 页码 1 OF 2 来访客人接待流程 编 制 者 评 审 文 件 质量管理体系审核 批 准 版本 日期 修改信息 备注 A 2015-05-06 初始版本 来访客人接待流程 文件编号： 版本 : A 日期： 2015-05-06 页码 3 of 6 1 目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、 厉行节约、对口接待，严 格标准，统一管理”的原则，加强来访客户接待管理，规范客户业务接待流程，特制定此项标准 ，由海外销售 中心、国内销售中心及市场中心执行并遵守。 2 范围 本流程适用于市场中心及各销售区域，客户来访的登记、接待、及接待费用报销等。 3 职责 3.1 海外销售中心、国内销售中心、市场中心 ? 业务员： 负责客户来访申请并填写 《客户来访接待申请表》 附 《客户接待日程安排与计划》 及 “客 户资料”，申请审批通过后，负责客户接待工作及提交电子版《客户来访总结报告》； ? 市场中心 CRM专员：对《客户来访接待申请表》及电子版《客户来访总结报告》进行存档。 3.2 财务部：负责客户来访接待费用报销单的审核及报销工作。 3.2 人事行政部：负责客户来访接待工作的行政准备。 4 程序 4.1 客户来访的申请 4.1.1 业务员收到客户访问需求，填写《客户来访接待申请表》附《客户接待日程安排与计划》及“客户 资料”，就客户情况、来访人数、来访目的、接待人员、谈判级别、行程安排、用车情况、用餐预 算、宴请情况等做详细说明。 （注：客户来访时用餐费用预算标准为每人每餐 30 至 50 元，供参考） 4.2 客户来访的审批 4.2.1 业务员将填写好的《客户来访接待申请表》附《客户接待日程安排与计划》及“客户资料”交大区 经理、市场总监、销售总监及总经理审批。申请审批通过后，即可展开以下客户来访接待工作。 4.3 客户来访实施 4.3.1 客户来访前的准备工作 ? 客户来访如需行政类准备的， 业务员需将审批通过后的申请表复印 1 份，在客户来访前一星期交 至前台，以便行政部门做客户欢迎标语、用车等行政准备等。 ? 业务员依照 《客户来访接待申请表》 附 《客户接待日程安排与计划》 上的相关信息进行准备工作： a. 及时向市场推广部和人事行政部转报来访客户迎接横幅及水牌制做， 会场安排要求， 水牌和横 幅根据客户重要程度具体制作。 b. 向市场推广部递交来访客户讲解内容要求及来访客户确切的单位名称、人数和职位，沟通 安排演示或培训事宜等。 c. 主动电话邀请出席接见的各部门领导及技术人员，保证出席人员的正常到场。 d. 需要公司派车的提前到行政部门填写用车申请。 e. 到财务借款及领用礼品。 f. 需要安排住宿的提前订好酒店， 预订好用餐地点后， 第一时间内告知我司陪同人员并安排用餐 当天的用车。 4.3.2 客户到访后的具体接待工作 4.3.2.1 客户到达公司后，在前台处的《超思访客登记表》上做登记并留下名片，前台人员核实 留档的《客户来访接待申请表》，若与留存信息相符，便联系相关的接待人员。接待人员与客 户进行会谈，会谈结束后拍照留念，随即接待人员引领客户到我办公区和工厂进行参观，参观 结束后赠送客户礼物表示感谢，送客户离开，接待结束。 4.3.2.2 如果出现计划外客人来访，除进行访客登记外