办公室环境管理_行政公文_工作范文_实用文档.pptx

模块二 办公室管理; 通过秘书办公室管理工作的学习和训练,掌握办公室环境的设计和布置能力；妥善管理办公用品的能力；印鉴管理和邮件处理能力。;项目1 办公环境管理;项目1 办公环境管理;;办公室环境布置要求：;2、听觉环境：安静，无噪音 ①避免户外声音干扰； ②避免办公室内声音干扰； ③避免办公设备声音干扰。 3、空间环境：无障碍 ①桌椅摆放合理，便于行走： ②没有私拉乱扯电线或电话线； ③常用档案柜及其设备应就近摆放； ④公共走道或安全出口不能摆放其他物品； ⑤秘书座位与上司座位临近，便于沟通。;办公桌面整洁有序。 ①桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能升降为佳。 ②电脑电话放在左手边，便于使用和接听，也便于读写。 ③办公必需品齐备。 ④私人用品及个性化的物品不要放置桌面。 ◆适当美化：办公室美化应与单位性质和企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应该高档而有品位。;4、视觉环境：;;5、办公室的保健与安全环境管理 ;办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将必威体育官网网址原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。;情景分析： 顾客王某在某公司看到如下情景：秘书钟苗正站在有轮子的办公椅上取文件柜上面的东西；一办公人员正在搬动办公室一角放置的一堆东西，显然在寻找什么，王某瞅见灭火器被压在下面；窗外的阳光直射到窗边的电脑上。顾客王某看此情景皱起了眉头。 请问：王某为什么皱眉头？;实训1： 方圆公司新搬到一座办公楼，秘书小韩要选择、布置总经理办公室和秘书办公室，她要从以下几方面进行布置。 1、选择总经理办公室和秘书办公室的位置、朝向。 2、总经理办公室室内环境：需要哪些办公设备、会客用品？如何摆放，窗帘的颜色、材质选择；光线、空气如何优化？。 3、秘书办公室室内布局：（面积、办公设备、视觉环境要求） 请为秘书小韩做出设计;参考案例：秘书与领导办公室布局;实训2：方圆公司办公室共有4名秘书，1名主任。现在???司分配了一间30平米的办公室给他们5人办公。请为他们设计、布置办公室。;实训要求;实训方法和步骤;（二） 办公室的设备设施管理; 秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长， 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文 具柜可以不同的式样搭配配置， 但要总体风格一致。 ; 办公机械设备和电器设备的管理科学合理 地使用做好资产登记 不同的办公室，设备配置不一，配置的依 据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比 较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、 移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复 印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、 打孔器、计算机、扫???仪、打印机、电扇、空 调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷 系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和 笔记本电脑。 ; 秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理 主要应有三个方面（见图6-24）。 ;（三）办公室的环境管理; 有两种办公形式（见图6-25）。; 不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工 作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理 水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自 默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然 有序的办公状态。; 办公室环境布置 是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、 墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体 现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应 当和机关的整体风格和格调一致， 应当使办公物品烘托环境的庄重、 整洁和雅致。; 灯具：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。 窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。 布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖 条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何 流苏。 物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单 有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中， 避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置， 一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。 办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机 构示意图等和工作