现代企业档案管理.pptx

现代企业档案管理与电子文件管理培训班张大伟 前 言一、讲课内容1、现代企业档案管理2、现代企业电子文件管理二、为什么讲这两个主题？1、现代企业制度下的档案工作环境发生了深刻的变化2、电子文件的大量形成使企业档案工作面临巨大的机遇和挑战三、教学方法1、理论和实践结合：理论指导实践，强调务实。2、继承与创新结合：继承传统企业的经验，实现机制创新。3、技术与管理结合：强调信息技术和档案业务的紧密结合。四、教学依据：国家档案局关于企业档案工作的规范性文件。1、档发字〔2002〕5号《资料\企业档案管理规定.doc企业档案管理规定》；2、档发〔2004〕4号《资料\国有企业文件材料归档办法.doc国有企业文件材料归档办法》；3、重点讲：DA/T 42-2009《规范中文件\企业档案工作规范.doc企业档案工作规范》 (以下简称《规范》）。第一章 现代企业档案管理第一节 档案工作概述一、档案和档案工作（一）档案的定义 档案是过去和现在的国家机关、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声音等不同形式的历史记录。（《档案法》第二条）。（二）档案形成的四个要素1、档案的来源：来自于人类的社会活动，主体是国家机关、社会组织及个人。 2、档案的条件：（1）必须是办理完毕的文件，即指文件处理程序或文件办理的事情已经完毕。（2）必须是具有一定保存（凭证或情报）价值的文件。（3）必须是按照规范的程序集中保存起来的文件。3、档案的载体：档案有特定的载体，其载体的制成材料、记录方法、表达形式在不断地发展变化。4、档案的性质：档案是工作活动的直接记录，是原始记录材料，具有特定历史记录性质。（三）档案工作的概念1、档案工作是通过科学的管理提供丰富档案材料，直接为社会的政治、经济、科学、文化等各项事业服务的工作。2、档案工作分宏观管理和微观管理两个方面：（1）宏观管理是指对整个档案工作实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督、指导和检查等组织建设和事业管理的工作。（2）微观管理是指具体的档案业务工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等环节。3、档案工作贯穿两个运动过程（1）实体流：指档案文件和案卷实体的收集、整理、排列、借阅利用的过程。（2）信息流：伴随档案实体流产生各种信息，如档案的统筹规划、组织协调、分类、著录、标引、编目、检索、提供利用等。两者互为条件、互相依赖。传统管理是借助实体流实现信息流。信息化条件下实体流和信息流可以相分离。二、档案工作的基本原则——统一领导、分级管理1、全国各种档案，由各级档案管理机构分别集中保存，并实行党政档案的统一管理（1）各单位内党政工青妇等组织形成的档案，均由机关档案室集中管理，不得由个人或承办部门分散保存；（2）各单位需要长远保存的档案，必须定期移交给各级档案馆集中保管，不得由各单位分散保存。（3）一切档案材料，非依规定和经过批准手续，不得任意转移、分散和销毁。企业档案管理存在集中管理（宝钢模式）和分级管理（金山石化模式）两种。2、全国档案工作由各级档案行政机构统一领导、分级负责地进行管理（1）统一领导，即对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一的档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一领导、指导和监督。（2）分级管理，即由各级档案行政机构按照国家的统一规定，结合自身特点，制定各自的档案工作规划、制度和办法，对本地区的档案工作进行管理。三、档案工作总体要求1、健全“五个体系”（1）法制化、规范化的档案管理体系；（2）知识面较宽、素质较高的档案队伍体系；（3）内容丰富、门类齐全、特色鲜明，质量上乘的档案库藏体系；（4）设备先进、安全可靠的档案保护体系；（5）形式多样、有效便捷的档案信息资源的开发服务体系。2、加强民生档案工作（建设“两个体系”） 国家档案局关于印发《关于加强民生档案工作的意见》的通知（其他有关规范\档发（2007）12号国家档案局关于印发《关于加强民生档案工作的意见》的通知.doc档发其他有关规范\档发（2007）12号国家档案局关于印发《关于加强民生档案工作的意见》的通知.doc[2007]12其他有关规范\档发（2007）12号国家档案局关于印发《关于加强民生档案工作的意见》的通知.doc号）（1）建立各级档案部门要努力建立覆盖人民群众的档案资源体系，确保民生档案齐全完整。（2）建立服务人民群众的档案利用体系，确保民生档案造福民生。 企业档案关系民生，也是民生档案的重要组成部分。 3、增强档案意识（1）法治意识：普法宣传，依法治档。（2）收集意识：不要犯错过的过错。（3）投入意识：注重全面投入。（4）产出意识：注重全面产出。第二节 现代企业档案工作概述一、基本概念（一）企业：是经济组织，