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我们采用询问、观察和检查等方法,了解并记录了 S 公司销售与收款循环的主要控制流程,
并已与财务经理×××、销售经理×××确认下列所述内容。
1. 有关职责分工的政策和程序
S 公司建立了下列职责分工政策和程序:
(1)不相容职务相分离。主要包括:订单的接受与赊销的批准、销售合同的订立与审
批、销售与运货、实物资产保管与会计记录、收款审批与执行等职务相分离。
(2 )各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责,同一部门或个人不得处理
销售与收款业务的全过程。
2. 主要业务活动介绍
(1)销售
1)新顾客
如果是新顾客, 他们需要先填写“顾客申请表”, 销售经理×××将进行顾客背景调查,
获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等, 填写“新顾客基本情况表”, 并附相
关资料交至信用管理经理×××审批。
信用管理经理×××在“新顾客基本情况表”上签字注明是否同意赊销。通常情况下,
给予新顾客的信用额度不超过人民币×××元;若高于该标准,应经总经理×××审批。
根据经恰当审批的新顾客基本情况表,信息管理员×××将有关信息输入 Y 系统,系
统将自动建立新顾客档案。
完成上述流程后,新顾客即可与公司进行业务往来,向 S 公司发出采购订单。
对于新顾客的初次订单,不允许超过经审批的信用额度。如新顾客能够及时支付货款,
信用良好,则可视同“现有顾客”进行交易。
2 )现有顾客
收到现有顾客的采购订单后, 业务员×××将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以
及至今尚欠的账款余额进行检查, 经销售经理×××审批后, 交至信用管理经理×××复核。
如果是超过信用额度的采购订单,应由总经理×××审批。
3 )签订合同
经审批后,授权业务员×××与顾客正式签订销售合同。
信息管理员×××负责将顾客采购订单和销售合同信息输入 Y 系统,由系统自动生成
连续编号的销售订单(此时系统显示为“待处理”状态) 。每周,信息管理员×××核对本
周内生成的销售订单,对任何不连续编号的情况将进行检查。
每周, 应收账款记账员×××汇总本周内所有签订的销售合同, 并与销售订单核对, 编
制销售信息报告。 如有不符, 应收账款记账×××将通知信息管理员×××, 与其共同调查
该事项。
业务员×××根据系统显示的“待处理”销售订单信息, 与技术经理×××、 生产经理
×××、 财务经理×××分别确认技术、 生产和质量标准以及收款结汇方式, 由生产计划经
理×××制订生产通知单。如果顾客以信用证方式付款,则在收到信用证后开始投入生产;
如果采用预收货款方式,则在收到 30% 的货款后投入生产。
开始生产后,系统内的销售订单状态即由“待处理”自动更改为“在产”。
[ 注:生产环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿( SCL)。]
(2 )记录应收账款
1)记录应收账款
产品生产完工入库后,系统内的销售订单状态由“在产”自动更改为“已完工”。
信息管理员×××根据系统显示的“已完工”销售订单信息和销售合同约定的交货日
期,开具连续编号的销售发票(出口发票一式六联发票) ,交销售经理×××审核,发票存
根联由销售部留存,其他联次分别用于报关、税务核销、外汇核销以及财务记账等。
报关部单证员×××收到销售发票后办理报关手续, 办妥后通知业务员×××在系统内
填写出运通知单, 确定装船时间。 出运通知单单的编号在业务员×××输
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